TOPLAM ENFORMASYON YÖNETİMİ

Sağlık hizmeti veren kurum ve işletmelerin maliyetlerini düşürmek ve hizmet kalitesini artırmak için başvurabilecekleri yöntemler arasında, ütopyan ve aşırı maliyetli çözümlere gitmeden günümüz teknolojisinin sağladığı olanaklar çerçevesinde kolayca uygulanabilen bir çözüm var. Hatta çoğu kurumda bu yöntemin alt başlıkları veya ara çözümleri olan parçalar mevcut ve dağınık halde kullanılıyor.

Bahsedilen çözüm yeni mucizevi bir bilgisayar teknolojisi ya da yeni isimde bir uygulama projesi olmak yerine, zaten kurumun rutin operasyonu sırasında her an üretilen verinin üst düzey organizasyonu ve kullanımına imkan veren bir yazılım modeliyle kolayca ulaşılabilecek Toplam Enformasyon Yönetimi’dir. Günümüzşartlarında bu yazılım modelinin parçalarının, içeriği az ya da çok, kullanımı etkin ya da değil, sadece finansal işlemler ağırlıklı ya da klinik bilgileri de içeren, ama neticede kurumun önceki çabaları neticesinde kısmen kurumda bulunduğu beklenir. Elektronik hasta kayıt ve faturalama yazılımları dışında kurumda üretilen verinin doğru ve kontrollü kullanımı ile bu yönetim modelinde sağlanan ekstra faydaları yazımızda tespit etmeye çalışacağız.

Özellikle yurtdışı kaynaklı olmakla birlikte ülkemizde de başarılı örnekleri olan ve uzun yılların tecrübesi ışığında yapılan araştırma, inceleme ve yayınların çoğunda görmeye alıştığımız gibi sağlık sektöründe başarının çözüm odağı dönüp dolaşıp yine veri ve istatistik noktasında yoğunlaşıyor. Daha doğru bir ifade ile VERİ ve İSTATİSTİK.

Aslında tıp eğitimi almış hizmet sunucuların tanıdık bulacağı bu durum diğer meslek dallarından asırlarca önceden başlayarak tıp mesleğinde kullanılan en temel yöntemin araçlarıdır. Tarihte ilk ‘idrardaşeker tespiti’ çalışmalarının,şüpheli vakanın bilinen bir mevkideki duvara idrarını yapmasını sağlamak ve belirli bir süre içinde belirli bir alana konan sinek miktarı ile orantısını saptamaya çalışmakşeklinde yapıldığına dair iddialar var. İddialar doğru ya da değil, günümüz teknolojisi ve asırlık tıp tecrübelerinin ışığında kaçınılmaz olarak yetersiz ve güvensiz bulacağımız bu tespitşeklinin bile veri ve istatistiğe dayandığını fark ettiniz mi ? Tıp ruhuna (sense clinique) ve yeteneklerine, ayrıca sosyo-psikolojik bakışa sahip olma gereğini asla birinci plandan indirmemek kaydıyla, veri ve istatistiğin tıp mesleğini icra eden ulusal ve uluslararası camiadaki yaşam biçiminin temel bir parçası olmasınaşaşmamak gerek. Neticede uzmanlık için tecrübe gerektiğinden, tecrübenin ise bu iki temel unsur üzerine kurulduğundan bahsedebiliriz. Uygun aletler ve/veya duyularımız sayesinde her an topladığımız veriler üzerinde akıl mekanizmalarımızı kullanarak gün içinde defalarca ve otomatik olarak yaptığımız gibi iki fazlı süreçler yaşamaktayız. Her süreç gerek ilgili verileri gerekse alınan karar ve sonuçları olarak, gross anlamda toplamına tecrübe denebilecek organik veri havuzumuza eklenmektedir.

Duyumsama, test etme ve ölçme > VERİ Mevcut veri birikimi ile karşılaştırma / karar verme > İSTATİSTİK

Toplanan veriler doğru ve güvenilir olmaları yanında kararların sağlıklı olabilmesi için aynı zamanda ölçülebilir, değerlendirilebilir ve karşılaştırılabilir olmalıdır. Genel geçer kaideler dışında verilen bir ortamda farklı kişilerin aynı verilerle farklı kararlara varabildikleri gerçeği ise algılama/anımsama/karar verme mekanizmalarındaki farklılıklar ile açıklanmaktadır.

Neticede kurumunuzda bulunan veya planladığınız bir elektronik yönetim sistemi de ideal olarak hepimizin bildiği bu doğal model ve özellikleri üzerine kurulmuş olmalıdır.

Toplam Enformasyon Yönetimi nasıl gerçekleştirilebilir ?

Sağlık hizmeti veren her kurum ve işletmede, bağımsız bir veri hareketi hasta gereksinimiyle başlayıp hastaya sunulan tıbbi hizmetler ile bağıntılı olarak devam eder. Bu klinik süreçlere paralel olarak ve onlardan hareketle ilk aşamadan itibaren finansal süreçler de arka planda oluşmaya başlamış olup takibi ile icrası gerekir. Gün içindeki hizmet sunumu kurumun malzeme kaynakları üzerinde harcama yönünde etkili olduğundan planlama ve stoklama eylemleri de yine arka planda gerçekleştirilmelidir. Aynı durum sağlık kurumunun insan kaynakları ve diğer operasyonel unsurların planlaması için de geçerlidir. Bu operasyonel süreçler gerçekleşirken, kurumun performansıyla doğru orantılı olarak devamlı ve artarak oluşan veri havuzu üzerinde istatistiki ve yönetsel bilgi gereksinimini karşılayacak veri çalışmaları yapılmalıdır.

Genelde ilk yazılım çalışmaları başarılı olsa bile öncelikle ve çoğunlukla finansal işlemlerin otomasyonu yönünde gerçekleştirildikleri izlenmektedir. Ayrıca veri içeriği ve fonksiyonalite olarak bir sağlık işletmesinin tüm gereksinimini kapsamamaları dolayısıyla, yapılabilen mevcut işlemlerin yanında yine otomatik olarak kolayca gerçekleştirilip işgücü ve zaman sağlayabilecek bazı işlemler, günümüz yazılım teknolojisi göz önüne alındığındaşaşılacak kadar eksik kalmaktadır. Klinik ve operasyonel veriler ise ancak finansal takibin gerektirdiği kadar toplanmaktadır. İdeal bir yönetim modeli için gereken ve aslında kolayca toplanabilecek verinin tümü kapsanamadığından yönetsel süreçlerde ancak kısıtlı faydalar sağlanabilmektedir.

Maliyet artışının sağlanacak faydanın yanındaşaşılacak kadar az olduğu ideal bir sistemin tasarlanması veya bu görüşler doğrultusunda revizyonu çalışmalarında ise tüm bu süreçler ve ilişkileri dikkate alınmalı, toplanacak ve işlenecek verinin tüm uç noktaların gereksinimi karşılayabilecek kadar detaylı ancak kolayca toplanabilir olduğu garanti altına alınmalıdır.

Ayrıca ülkemizdeki sağlık modelinin gelişmesi ve değişmesi, uluslararası unsurlarıyla ilişkilenmeye başlaması ve rekabet koşulları yüzünden, ismi / modeli ne olursa olsun elektronik yönetim sistemi kurumun dış ilişkilerini de yönetebilmesine olanak sağlayacak veri ve fonksiyonaliteyle donatılmış olmalıdır.

Ideal bir elektronik yönetim sistemine giriş yaptığımız bu yazımızın devamında bahsedilen dört süreci teker teker ele alıp asgari olarak toplanması gereken veriler ile asgari olarak bulunması gereken fonksiyonalite dağılımını inceleyeceğiz.

Dr. Murat YALÇIN