MODERN MALZEME YÖNETİM TEKNİKLERİ

1950’li yılların ortalarından itibaren bilgisayarların, sanayi işletmelerinde kullanılmaya başlaması Malzeme Yönetimi üzerinde önemli etkilere yol açmıştır. Bilgisayar öncesi dönemde geliştirilen teknikler geleneksel ya da klasik yaklaşımlar adı altında toplanırken, bunlardan; Ekonomik Sipariş Miktarı Yöntemi; talebin düzenli yapıda olduğunu kabul etmekte, sipariş verme, elde bulundurma ve yokluk maliyetlerinin minimizasyonunu arayarak sipariş miktarını saptamaktadır.

ABC yöntemi ise, binlerce kalem malzemenin aynı anda kontrolünün mümkün olamayacağı görüşü sonucunda ortaya çıkmıştır.. Bu yönteme göre A sınıfı malzemeler, sayı olarak stoklanan toplam malzemenin %10-20’sini kapsarken, yıllık kullanım değeri (yıllık parasal hacim) olarak harcamaların %70-80’ini oluşturur.

B sınıfı malzemeler, kullanım değeri ve miktarı olarak % 20-30’luk ortalama bir kullanılma hızına sahiptir. C sınıfı malzemeler ise, düşük bireysel kullanım gösteren ve malzemenin yaklaşık %60 gibi bir çoğunluğunu oluşturan kalemleri içerir ki bu da harcamaların %25’inden azına karşılık gelir.

1980’li yılların başından itibaren bu yaklaşımlara alternatif olarak bir dizi teknikler geliştirilmiştir. Bunlardan en önemlileri Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) Tam zamanında üretim (JIT), Stoksuz Malzeme Yönetimi ve Bar-Kod sistemidir.

Malzeme İhtiyaç Planlaması Yöntemi (Material Requirement Planning)

Bu sistemin amacı, tüm envanter birimleri bazında dönemler itibarıyla brüt ve net ihtiyaçların tespit edilmesi ve bu yolla gerçekçi envanter yöntemi için bilgi üretilmesidir. Brüt ihtiyaçları net ihtiyaçlara dönüştürme sürecinde, belirlenen brüt ihtiyaçlardan eldeki stok miktarları ve sipariş verilmiş miktarlar düşülerek net değerler hesaplanır.

MİP üretim süreci içerisinde herhangi bir anda her bir parça ve malzeme için doğabilecek talebi öngörmeyi amaçlayan bir sistemdir. Bu sistem tüm üretim, pazarlama tedarik ve finansman bölümlerinin üzerinde anlaşmaya vardıkları ana üretim veya hizmet programına dayalı olarak hazırlanır ve yürütülür.

İhtiyaç planlamasındaki ilk bilgisayar yazılımları önceleri sadece hesap yükünü hafifleten uygulamalarşeklindeyken, bugün malzeme ihtiyaç planlama sistemini desteklemek amacıyla yeni paket programlar geliştirilmiştir. Bütün malzeme ihtiyaç planlama yazılım paketleri, başlıca üç çeşit veri dosyasındaki bilgileri işleyerek sipariş verme programlarını hazırlayan bir sistem yapısına sahiptir.

Bu veriler;

o Talep tahminlerine dayanarak hazırlanan ana üretim veya faaliyet programı

o Malzeme listesi bilgileri

o Envanter bilgileridir.

Hastanelerde Malzeme İhtiyaç Planlaması, yıllık ana faaliyet programlarında belirlenen hasta talepleri, ve diğer bilgiler girdi olarak alınarak yapılabilir. Malzeme, parça ve yarı mamüllere olan talep, son ürüne olan talebe yani hasta talebine, hizmet kapasitesine bağlıdır. Hasta talebi belirlendiği zaman hizmet üretimi esnasında gereken malzemelerin miktarları tam olarak hesaplanabilir. Hastanelerde enformasyon sistemlerinin ve bir yönetim felsefesinin bulunması bu sisteminn başarısı için gerekenşartlardır.

Just in time (JIT)

Stoklar, işletmelerin çeşitli faaliyetlerini desteklemek amacıyla gerekli olan, fakat yöneticileri zora sokan varlık kalemleridir. Bu nedenle yöneticiler yeni stok kontrol ve üretim yöntemlerini araştırmak zorundadırlar. Işletmelerde verimliliği artıran ve maliyetleri düşürerek işletmeyi daha verimli hale getiren sistemlerden bir tanesi JUST IN TIME (Sıfır Stok) sistemidir. JIT sistemi, üretim için gerekli olan malzemenin gerektiği anda ihtiyaç noktasında bulunmasını sağlayan sıfır hata ve sıfır stoku hedef alan bir malzeme yönetim sistemidir.

JIT Japon endüstrisinin 1960’lı yıllarda başlattığı kalite geliştirme çabalarıyla birlikte ülkenin coğrafi yapısı ve kıt kaynaklarının yarattığı çevre koşullarıyla ortaya çıkmış, giderek diğer ülkelerde de yaygınlaşmıştır.

JIT sistemi; satın alma siparişleri, kalite kontrolleri, stok hareketleri, depolama ve benzeri faaliyetlerin azaltılmasını beraberinde getirerek maliyetlerin düşmesine neden olmaktadır.

JIT sisteminin amaçları;

o Verimliliği artırmak

o Stok kaynaklarını en aza indirmek ve maliyetleri minimize etmek

o Tedarik imkanlarını geliştirmek ve düzenli bir akış sağlamak

o Tüketicinin isteğine göre verimli ve düşük maliyetle üretmek ve hemen pazarlamak

o Üretim birimlerinde çok yönlü uzmanlaşmayı geliştirmek

o Taşıma ve pazarlama işlemlerinde hız ve güven sağlamak

o Tedarikçi ve tüketicilerle iyi ilişkiler kurmak

o Kusurlu mal üretimini en aza indirgemek

o Çalışanları çok yönlü hizmetlere yöneltmek

şeklinde özetlenebilir.

Bu hedeflere ulaşmak içinse Toplam Kalite Yönetimi (TKY), Tam Zamanında Satın Alma, Çizelgeleme (Kanban Sistemi) kurulması gereken alt sistemler olarak karşımıza çıkar.

JIT sisteminde üretimin bütün aşamalarında malzemelerin hareketlerini denetlemek ve düzenli bir biçimde akışını sağlamak için kanban sistemi kullanılmaktadır. Kanban Japonca’da kart anlamına gelen bir kelimedir. Tek ve çift kart sistemi olmak üzere iki çeşit kanban sistemi bulunmaktadır. Tek kart sisteminde yalnızca taşıma kanbanı kullanılır ve genelde bu bir bilgi işleme modelidir: İzleyen işlemin önceki işlemden çekeceği malzemenin cins ve miktarlarını tanımlar. İkili kart sisteminde ise, taşıma ve üretim kanbanı bulunmaktadır.

Kanban, ana üretim programına kararlılık kazandırmak, üretim sürecini basitleştirmek, parça ve malzeme akışını düzenli kılmak, üretim hızlarını dengelemek, üretkenliği geliştirmek, kaliteyi artırmak ve hazırlık zamanlarını azaltmak için kullanılan etkili bir yöntemdir.

Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi

Merkez depodaki stokları tümüyle ortadan kaldırmayı hedef alan bu sistemde dağıtım kanalının tüm üyeleri arasında zorunlu bir ittifak gerçekleşmektedir. Hedefler, stratejiler ve zaman zaman finansal bilgiler paylaşılarak; dağıtıcılar, satıcılar ve müşteriler dağıtım kanalını beraberce düzeltebilirler. Hastaneler, yalnızca bir müşteri olmayıp, dağıtım zincirindeki halkalardan biridir. Bu halkaların sonunda son tüketici olan hasta bulunmaktadır.

Amerikan Hastaneler Birliği Derneği’nin yapmış olduğu bir araştırmaya göre; Amerikan hastanelerinin %57’si JIT veya Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi’ni kullanmaktadır. Hastane yönetimleri stoksuz sistemin geçerliliğini sürekli tartışmaktadırlar. Bir kesim, Stoksuz Malzeme Yönetim Sistemi uygulamasının sonuçta dağıtım ve depo maliyetlerinin ikmal zincirine aktarıldığını savunmaktadır. Bu görüşe göre, stoksuz satın almadan sağlanan maliyet tasarrufları, satıcının yüksek maliyetleri fiyatlarına yansıtmasıyla yok olur. Whinney’e göre ise hastaneler ve onların ikmal kaynakları, eğer stoksuz malzeme yönetim sistemini birlikte geliştirecek olurlarsa sağlanan fayda karşılaşılacak sorundan fazla olacaktır. Ayrıca ikmalcilere yansıyacak ek maliyetler, satışlarının artmasıyla kısmen azalacaktır.

JIT ve Stoksuz Malzeme Yönetimi, ABD’de özellikle metropol illerdeki tıbbi merkezlerde başarı ile uygulanmaktadır.

Bar-Kod Sistemi

Yıllardan beri gıda, ilaç, otomobil, tekstil gibi çeşitli sektörlerde başarıyla kullanılan Bar-Kod sistemi, sağlık sektöründe ve özellikle hastanelerde stok kontrol, siparişlerin otomasyonu, malzemelerin kurum içinde izlenmesi ve yönetimi alanlarında; laboratuvar örneklerinin izlenmesinde, eczanelerde, radyoloji ve hasta kabul bölümlerinde kullanılmaya başlanmıştır.

Bar-Kod sisteminde bilgiler opto-elektronik cihazlar tarafından okunabilecekşeklinde kodlanabilmektedir. Bu cihazların yardımıyla bilgiler doğrudan bilgisayar ortamına ve manuel yöntemlere göre son derece hızlı birşeklinde ve çok daha az yanlış bilgiyle aktarılabilmektedir. Manuel girişte hata olasılığı 300 karakterde bir iken bu oran Bar-Kod sisteminde 3 milyon karakterde bir olmaktadır.

ABD’de ‘The American Society of Hospital Mataerials Management’ tarafından yapılan bir araştırmaya göre hastanede kullanılan malzemelerin %40’ından daha azı üreticiler tarafından Bar-Kodlanmaktadır. Ancak tedarikçilerin ve çeşitli grupların teşviklerine rağmen ülkedeki hastanelerin ancak %22’si stok kontrolde Bar-Kod sistemini düzenli olarak kullanmaktadır. Hastanelerin bu sistemde milyonlarca dolarlık tasarruf sağladıkları gözlenmektedir.

Hastenede Bar-Kod sistemi kısacaşuşekilde uygulanmaktadır:

Her sabah görevliler servis ve departmanlarda bulunan malzeme istasyonlarındaki malzemeleri Bar-Kod okuyucu çubuğuyla taramaktadır. Böylece malzeme miktarı radyo dalgaları vasıtasıyla merkezi bir bilgisayara aktarılmaktadır. Burada arzulanan stok seviyesiyle mevcut stok seviyesi karşılaştırılmakta, eğer eldeki malzeme miktarı yeterli değilse, ihtiyaç malzeme miktarının hazırlanması için merkezi depoya sipariş vermektedir.

Merkezi depoda çalışanlar bilgisayarın ürettiği sipariş listesini alarak malzemenin gideceği bölüm için malzemeleri ayırmakta ve Bar-Kod etiketi yoksa etiket yapıştırmaktadır.

Bar-Kod sistemi sayesinde hastaların hesapları doğru olarak çıkmaktadır. Hastaya kullanılan malzemenin üzerinden Bar-Kod etiketleri optik okuyucu ile hastanın hesabına kaydedilmektedir.

Bar-Kod sistemi eski sistemden kaynaklanan hataların bir çoğunu elimine etmektedir. Önceleri hemşireler hastaya malzeme kullandığı zaman fiyat etiketlerini malzeme üzerinden söküp kat görevlisine verip, hesaba geçmesi için hasta kabul merkezine gönderiyordu. Yeni sistem bu taşıyıcı kat görevlilerini ortadan kaldırmakta, böylece işçilik maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır.

Bu sistemin başarıyla çalışması için;

o Makina teçhizat vb alt yapının oluşturulması

o Bar-kod sisteminin merkezi otomasyon sistemi ile entegrasyonu

o Kullanıcı personelin eğitimi

o Malzeme standartizasyonunun sağlanması

o Hastane üst yönetiminin desteğişartlarının sağlanması

gerekmektedir.

Türkiye’de ise hastanelerin çok azında Bar-Kod uygulaması mevcuttur. Bu sistem ülkemizde daha çok dış pazarlara dönük olarak ihracatçılar tarafından kullanılmaktadır. Ayrıca sistemin ülkemizde yaygınlaşması için gerekli yasal düzenlemeler de tam değildir. Sadece ilaç mamüllerinde 1990’dan itibaren Bar-Kod uygulaması zorunlu hale gelmiştir.

Bar-Kod sisteminin bütün hastanelerde kullanımının yagınlaştırılması hastanelerin rekabet gücünü artıracak ve kaynakların etkin kullanımını sağlayacaktır.

KAYNAKLAR:

1- ORİCKLY 1975
2- YENERSOY 1990
3- ACAR 1985, 1992
4- WİLSON 1992
5- SMİTH, MEYER 1987
6- TENGİLİMOĞLU, D
S.Bozkurt