HASTANE YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Hastane yönetim bilgi sistemi, hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerindeki karar alıcılarına yardımcı olmak amacıyla bilgi toplama ve bilgi yayma fonksiyonlarını üstlenen değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilen sistemdir.

Hastane Yönetim Bilgi Sistemi; güvenlik ve bilgi erişim hasta kaydı ve endeks sistemi, poliklinik, klinik, tıbbi kayıt radyoloji, eczane, laboratuar, ameliyathane, doğum odası, acil servis, döner sermaye ve muhasebe, bordro, personel, stok kontrol ihale dosyaları, satın alma, diyet planlaması, demirbaşların takibi, v.b. alanlarında kullanılmaktadır.

Bilgi sisteminin işlevi; ait olduğu kuruluşun bilgi taleplerini doğru, zamanında, tam ve uygun biçimde karşılamaktır. Bir hastanenin günlük işlemler olarak;

– Hastaya ilişkin, başvuru, kabul, sağlık durumu, sevk ve taburcu kayıtları.

– Tanı ve tedaviye ilişkin hastaya uygulanan işlemler ve klinik, laboratuar, radyoloji, ameliyathane, eczane, terapi, diyet etkinlikleri

– Genel yönetime ilişkin personel, sabit tesis, cihaz ve malzeme durumları ve yönetimleri

– Mali işlere ilişkin muhasebe, müşteri hesapları,. vergilendirme vb. konular sayılabilir. İfade edilen bu konularışuşekilde göstermek mümkündür.

Hastane bilgi sisteminden beklenen sadece günlük işlemleri kaydetmek ve izlemekle sınırlı kalmayıp, aynı zamanda yönetime, denetim ve planlama işlevlerinde de yardımcı olmasıdır.

Bu açıklamalara dayanılarak hastane bilgi sistemini;

1. Yönetimi Desteklemeye İlişkin Sistemler

2. Tanı ve Tedaviyi Desteklemeye İlişkin Sistemler

3. Entegre (Tam Bütünleşik) Sistemler

4. Modüler Hastane Yönetim Bilgi Sistemi

olarak 4 ayrı grupta ele almak mümkündür.

1. Yönetimi Desteklemeye İlişkin Sistemler

Ülkemizde çok yaygın olmamakla birlikte bazı hastanelerde kurulan bilgisayarlar genellikle rutin faaliyetleri yerine getirmekte kullanılmaktadır.

Bu bilgisayar sistemleri ile; hastadan alınan ücretlerin faturalandırılmasından, malzeme takibine kadar pek çok işi takip etmek mümkündür. Günlük işlemlerin takibi yanında bilgisayarlar yönetime bilgi sağlamak amacıyla da kullanılmalıdır. Hastane yönetim bilgi sistemi değişik biçimlerde kurulabilmektedir. İlk uygulamalarda genel amaçlı orta ve büyük boy bilgisayarlardan yararlanılmış mini bilgisayarların piyasaya sürülmesi ile küçük kapasiteli hastaneler bu sistemi tercih etmişlerdir.

BALL-STANLEY hastane bilgi sistemlerini iki basamağa ayırmaktadır

Birinci basamak sistemler; veri toplama ve iletme servislerin istediği bilgiyi işleme, hasta masraflarının takip edilmesi, maliyet verilerini elde etme ve günlük raporların hazırlanması gibi işlemleri yapmaktadır. Örneğin günlük boş yatak durumu, tahsil edilecek hesapların takibi vb.lerinin yapılması.

İkinci basamak sistemler ise, birinci basamak sistemlerin işlevlerini aynen gördüğü gibi aynı zamanda servislerin görev ve isteklerine göre programlanan klinik bilgilerin tutulması ve hastalık kayıtlarının işlenmesi görevini de üstlenmektedir.

Hastane yönetim bilgi sistemi genellikle; kaynak kullanımı ve programlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme ve tesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuş bir bütünleşik (entegre) yönetim bilgi sistemidir. Bu alt sistemler sırasıyla incelenecektir.

a. Kaynak Kullanımı ve Programlama Sistemi

Yüksek bir enflasyon .ortamında ihtiyaçların çok büyük parasal yatırım gerektirmesi ve kaynakların gittikçe azalması, etkin kaynak kullanımını gündeme getirmektedir. A.B.D.’deki bir çok hastanede dolu yatak oranını, klinik ve acil servis faaliyetlerini, malzeme ve cihaz kullanımını programlamak ve izlemek üzere bilgi sistemleri geliştirilmiştir. Bu suretle etkin bir kaynak dağılımı gerçekleştirilmekte ve hastalara da kolaylık sağlanmış olmaktadır. Özellikle hastanın yatış günü ve ameliyat gününün önceden belirlenmesinde bu sistem çok yararlı olmaktadır. Bilgi sistem programı ; daha önce hastaneye kabul edilmiş hastaların tanı, operasyon ve tedavilerinin sonuçları ve hastanın yaşı cinsiyeti gibi verilere dayanarak hesaplanan ortalama yatış ve işlem sürelerinin belirlenmesinde ve yeni başvuruları değerlendirmede kullanılabilir. Bu değerlendirme sonucuna göre gelecek günlerin hasta kabul sırası ve yoğunluğu belirlenebilir.

Yukarıda sözü edilen sistemin bir benzeri Massachusetts Genel Hastanesi Boston’da 1968 yılından beri işlevdedir.

Sistem; kaynakların kullanımı konusunda yapılan çalışmalardan sonra kurulmuştur. Yatak işgal orariı dahili hastalıklar servisi için % 30 ile % 100 arasında olması düşünülmüştür. Benzer olarak cerrahi alandaki kullanım alt limiti o/a 25, üst limit % 79 olacakşekilde tasarlanmıştır.

Elde edilen raporlar hasta kabul personeline hastanede yatan hastaların durumları hakkında ve mevcut boş yataklar ile ilgili bilgi sağlar. Bu sistem sayesinde personel ve servislerin daha ekonomik kullanımı servisler arası hasta aktarımı ve personel desteği sağlanmış olur.

Polikliniklerde ön kayıt ve randevu sistemi daha da önemli ve gereklidir. Bilgi sistemi, her başvuruda kabul gün ve saatini bildirecek biçimde düzenlenmiştir. Ayrıca analiz yoluyla da kliniklerde hasta tiplerine, haftanın günlerine ve günün saatlerine göre “Boş geçen zaman” oranları hesaplanabilir. Bu bilgi, hastane yöneticilerine görev dağıtımının programlanmasında yardımcı olmaktadır. Kabul edilecek hastaların bir gün önceden otomatik olarak .verilmesi, kliniklerin hasta kayıtlarının tutulmasında da kullanılmaktadır. Poliklinikler için bilgi sistemi kurulması ile ilgili önemli bir çalışma yine Massachusetts genel hastanesinde yapılmıştır. Sistem aynı zamanda bir hasta dosya indeksini de içerir. Bu dosya; her hasta için düzenlenir ve hasta ile ilgili kişisel bilgiler bu dosya da yer alır ve istendiğinde bu dosyadaki veriler geri çağrılabilir.

Kısaca kaynak kullanımı ve programlama sistemi, hastane kaynaklarından en iyişekilde yararlanma, talebi karşılama, bütçe düzenleme, orta ve uzun dönem planlama konularında hastane yöneticisine yol gösterici olmaktadır.

b. Mali Yönetim Bilgi Sistemi

Maliyetlerin hızla yükseldiği ve mali yönden hesap verme sorumluluğunun ve hesap verilecek makamların hızla arttığı talep çağında hastane yöneticilerişiddetli bir biçimde güvenilir mali yönetim sisteminin gerekliliğini hissetmektedirler.

Genellikle hastanelerde bilgisayar kullanımı ilk olarak mali bilgi sistemi alanında olmuştur. Sağlık hizmetleri alanında en önemli sorununun, bu gün olduğu gibi geçmişte de gelir-gider dengesinin sağlanarak sağlam bir yapı içerisinde büyümek olduğu bilinmektedir. Mali bilgi sistemi, hastanelerde verimlilik performansının ne olduğunu gösterme açısından yöneticilerin vazgeçemeyecekleri bir konudur. Bir mali yönetim bilgi sisteminin amaçlarışuşekilde sıralanabilir

– Günlük muhasebe işlemlerini yürütmek,

– Yatırım kararlarında giderin en aza indirilmesi için gerekli sayısal bilgileri sağlamak,

– Etkin bir mali işlemler alt bilgi sistemi kurmak,

– Mali işlemlerin denetim ve değerlendirilmesinde kullanılacak mali raporları hazırlamak.

Bir hastanede, mali yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi için önce iyi bir muhasebe sisteminin kurulması gerekmektedir. Muhasebe; parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplama, birleştirme, özetleme, analiz etme ve elde edilen sonucu rakamsal olarak ifade etme biçiminde tanımlanmaktadır .

Hastane muhasebe sistemi ise; hastane işletmesi hakkında parasal yönden bilgi sağlamak üzere veri toplar, bunları birleştirir,analiz eder ve raporlar hazırlayarak yöneticilerin (Hastane müdürü, Başhekim, Yönetim kurulu)bu konular da bilgilendirilmesini sağlar. Bir hastane bilgi sistemi içinde sistem analisti mevcut muhasebe işlemlerini bilgisayara uyarlarken muhasebeci ve ilgili memurlar ile çalışmalıdır. Çünkü ortak bir sistemin iyi birşekilde kurulması ancak düzenli bir işbirliği ile mümkündür. Tahsil olunacak alacakların belirlenmesi için hastanenin mali işlemleri bir bütün olarak ele alınmalıdır. Mali yönetim bilgi işlem süreci hasta kabulünden başlayıp yapılan her türlü harcamanın listelenmesi ve toplam miktarın tahsil edilmesine kadar devam etmelidir.

Hastane mali bilgi sistemlerinin kurulmasında iki farklı yöntem söz konusudur. Bunlardan birincisi; hastane mali yönetimi ve muhasebesinin her birim için bağımsız olarak kurulması, ikincisi ise her birimdeki bilgisayarın birbiri ile ilişkili olarak planlama, takip ve denetleme işlevini yürütecekşekilde tam bütünleşik bir mali yönetim bilgi sisteminin kurulmasıdır. Kısaca birinci sistemde her birimdeki faaliyet diğer birimlerden bağımsız, ikinci sistem ise bütünleşik bir yapıdadır.

Bağımsız mali alt sistem aşağıdaki konuları içerir;

– Bordro hazırlama ve hesap çıkarma ( Personel veri sisteminden gerekli bilgiler alınır),

– Yapılacak ödemelerin hesabı (Satın alma birimi ile koordine edilir),

– Yapılan masrafların tahsil edilmesi, hasta ve üçüncüşahısların borçlarının hesabı ve tahsil edilmesi,

– Ana defter (Defter-i kebir) hesabı,

– Genel giderlerin paylaştırılması için gider dağıtım sistemi,

– İlgili kişi ve kuruluşlara sunulacak mali raporları hazırlama,

– Bütçe düzenleme ve bütçe denetimi.

İkinci sistem olan tam bütünleşik mali yönetim sistemi ise; yönetimin her düzeyi için gerekli zamanlarda ve anlamlı bilgiler sağlayamaya yönelik geliştirilmektedir. Kaliforniya Üniversitesi, Los Angles hastaneleri için böyle bir sistem kurulmuştur. Bu sistem 65 ana bilgisayar programını içermekte ve 36 değişik rapor hazırlayabilmektedir

Aynı zamanda A.B.D.’de diğer bazı büyük hastaneler için de özel olarak tam bütünleşik mali yönetim bilgi sistemleri geliştirilmiştir.

c. Malzeme ve Tesis Yönetim Bilgi Sistemi

Yönetime bilgi sağlayan başlıca araçlardan olan bilgisayarlar tesisler ve malzemelerin daha verimli yönetiminde hastanelere yardımcı olmaktadır. Örneğin satın alma, envanter denetimi, yiyecek yönetimi ve yemek listesi hazırlama, tesis bakımlarını izleme, enerji yönetimi, projeleri programlama, ve denetim konuları bu kapsam da yer alan bazı konulardır.

Hastanelerde araç-gereç ve malzeme istekleri bilgisayar destekli satın alma sistemine girdi olarak verilir. Bu istekler bilgisayara girer ve mali denetim için bütçe izni bakımından karşılaştırılır. Malzeme hesabının aşılmış olması halinde uyarılır ve izlenmesi için ilgili denetçiye iletilir. Bütçe hesabından onay alınırsa, bilgisayar sipariş talimatını oluşturur.Malzeme teslim alınınca da alındı kaydı bilgisayara verilir ve ilk kayıt ile karşılaştırılır. Otomatik satın alma sistemlerinin çoğu, hastane ödeme emri hesabına doğrudan bağlı bulunmaktadır. Bazıları ise, seçilmiş kalemleri otomatik olarak yeniden sipariş verebilmektedir.

“Phoenix Baptist” hastanesi tıbbi ve cerrahi tedariklerden büro malzemeleri tedarikine kadar 1000 standart stok maddesi için bir otomatik kontrol sistemi işletmektedir. Bu hastanede bütünleşik (entegre) bir bilgi yönetim sistemi mevcuttur. Sistem, bir haftalık gelir analiz raporu verebilmektedir. Bu rapor, her madde için maliyeti, alımların niteliğini, eldeki mevcut stok durumunu, tekrar düzenlenen noktaları, stok dışışartları, otomatik olarak vermesi gerekli bilgileri içerecekşekilde vermektedir.

Bilgisayar destekli mönü planlaması son yıllarda hastanelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Hastalara dengeli ve istenilen nitelikte yemek hazırlamak üzere, yeterli kalori değerinde ve diyet koşullarında gerekli malzeme miktarları, birim fiyatları ve hazırlama kuralları bilgisayara verilmektedir. Bilgisayar destekli olarak en az giderle ve diyet koşullarına uygun yemek mönüleri hazırlanabilir. Hastaneler için bilgisayar destekli özel mönü planlaması yapan paket programlar da alınabilir.

Hastanede mevcut araç-gereç ve cihazların bakım işlerinin programlanması ve bu konuda rapor hazırlamak amacı ile de sistemler geliştirilmiştir. Bu sistemler, denetçi raporları, yedek parça envanter denetimi, bakım gideri gibi işlevleri üstlenmektedir. Ayrıca, hastane yöneticisi malzeme tesis yönetim sisteminden işgücü dağıtımı, görevlilerin ve kaynak kullanımının denetimi gibi konularda da yararlanabilmektedir

Endüstri de olduğu gibi hastane işletmelerinde de enerji tasarrufu önemli bir yer işgal etmektedir. Bu konuda hastanede enerji kullanımını izlemek üzere, paket programlar geliştirilmiştir. Bilgisayar destekli bu model de gerçek kullanım miktarı ile hesapla bulunan ihtiyaç miktarı karşılaştırılmakta ve tasarruf olanakları araştırılmaktadır.

Enerji tasarrufu A.B.D.’de bütün büyük endüstriler için problem olduğu dönemlerde hastaneler için de bu problem geçerli olmuştur. Bilgisayar paket programları enerji problemini çözmede hastaneler tarafından da kullanılmıştır.

Hastanelerde zaman zaman yeni inşaat ve değişiklik projeleri yapılması gerekir. Bilindiği gibi proje yönetimine yardımcı olmak amacıyla da bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. PERT tekniği, (program değerlendirme ve denetleme tekniği) bilgisayar uyarlaması, projelerin hazırlanması ve denetimini kolaylaştıran bir tekniktir. Sistemin kullanıcısı önce bir iş ağı (Network) oluşturmalıdır. Bu ağ, projeyi tamamlamak için gerekli tüm faaliyetleri, bu faaliyetlerin birbiri ile karşılıklı ilişkilerini ve ardışık durumlarını, her faaliyeti tamamlamada zaman tahminlerini göstermelidir. Bilgisayar, bu verilere göre projenin bitirilmesi için kritik yolu belirlemektedir. Her faaliyet tamamlandıkça, gerçek süre bilgisayara verilerek program tekrar işletilmekte ve geride kalan işler için yeni bir iş programı düzenlenmektedir. Bu sistem, hastane yatırım projelerinin dinamik programlanması ve denetimi için çok uygun bir araçtır. Bu konu ile ilgili hazır paket programları da kullanılabilmektedir.

Hastane yönetiminde bilgisayar destekli malzeme yönetim bilgi sistemine geçilmesinin en önemli sebeplerinden biri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her tür malzemenin yönetim kademesi tarafından takip ve kontrolünün yapılabilmesini sağlamaktır. Her tür demirbaş ve sarf malzemesinin tüketimi yönetim tarafından sıkı birşekilde denetlenebildiği takdirde hastanenin gelir gider dengesini optimum düzeyde tutmak daha kolay olacaktır.

Bilindiği gibi hastanelerde demirbaş ve sarf malzemeleri olmak üzere iki tür malzeme vardır. Sarf malzemeleri genelde tıbbi amaçlı olabildiği gibi mutfak çamaşırhane gibi ünitelere alınmış gıda ve temizlik malzemelerinde olabilir. Burada önemli olan malzemenin içeriği değil malzeme yönetim bilgi sistemi tarafından bu malzemelerin kabulünden sarfına kadar izlenmesidir. İzleme faaliyeti kurulacak bilgisayar desteği ile sağlanabilir. Bu sistem hastane genelinde tüm malzemenin kontrolünü hızlı birşekilde yapan bir otomasyon sistemidir.

Malzemenin kabulü, hastanenin ihtiyaç olarak tespit ettiği kalemlerin uygun bir prosedür içerisinde satın alınarak hastaneye girişinin yapılmasını, malzemenin kullanım safhası ise, hastaneye alınmış olan malzemelerin gerek hastane içinde stoklanarak, gerekse stok yapılmadan kullanımını yöneten fonksiyonları içermektedir. Bu iki temel faaliyetin yerine getirilmesinde yönetim bilgi sistemi prensipleri kullanılır.

a. Personel Yönetim Bilgi Sistemi

Personel bir hastanenin en önemli kaynağıdır. Bu önemli kaynağın elde tutulabilmesi için bir hastane bütçesinin % 60 – 70 ‘inin personel giderlerine ve sosyal yardımlara ayrılmakta da olduğu bilinen bir gerçektir. İşgücü planlaması ve verimlilik analizi konularında da yararlanmak üzere hastanede iyi bir personel yönetim bilgi sistemine ihtiyaç vardır. Hastane personel yönetim bilgi sisteminde yer alacak bazı önemli fonksiyonlarışuşekilde sıralamak mümkündür.

(1) Hastane personelinin özlük dosyalarının tutulması ve saklanması.

(2) Gerekli durumlarda bu dosyalardan bilgi alma ve yeni kayıtların ilave edilmesi.

(3) Otomatik olarak görev denetiminin sağlanması.

(4) Hastanenin her maliyet merkezine ait çalışma analiz raporlarının çıkartılması.

(5) Personel problemlerini açığa çıkaracak raporların alınması, örneğin nöbet problemi ve işe devamsızlık.

(6) Çalışanların özel yetenek ve belge durumlarının bilinmesi.

(7) Hastane ücret bordrosu sistemine bağlı olarak personel giderlerinin maliyet dağılımının hesaplanması.

(8) Personelin verimliliği ve kalite kontrolü ile ilgili bilgi sağlanması.

Youngtown hastane birliği (OHIO-A.B.D) 832 yatak kapasiteli sisteme hizmet eden ve iki birimden oluşan. bir otomatik personel bilgi sistemini kurmuştur. Bu sistemin amaçlarışuşekilde ifade edilmiştir:

– İş görev tanımları hakkında bilgi üretmek. Bu bilgi işe müracaat eden kişiye yapacağı işin içeriğini ve ödenecek ücreti bildirir,

– Personel giderlerinin sabit tutulması, dengelenmesi, ve azaltılmasını sağlamak.

– Kırtasiye giderlerinin azaltılmasını sağlamak.

– Bütçe tahmini, işgücü analizi, kalite kontrolü, ve verimlilik standartlarının geliştirilmesi, devam durumunun analizi için personel bölümü olarak gerekli sayısal verilerin alınmasını sağlamak.

Bilgisayar sistemi tarafından üretilen raporlar, Aylık personel analizi, Üç aylık devamsızlık raporları, bölümler arasındaki üretkenlik, verimlilik raporları, yetkilişahıslar tarafından talep edildiğinde alınabilir. Bu sistemin insan gücü kullanılârak yapılandan daha güvenilir ve ucuz olduğu bildirilmiştir.

Detroit (Michigan) Hutzel hastanesinde bordrolama sistemine bağlı bir personel yönetim bilgi sistemi kurulmuştur . Bu sistemin en büyük amacı, yöneticilere ve servislerdeki bölüm sorumlularına personel giderlerine ait maliyet analizlerini yapması ve bir maliyet veri grubu oluşturmasıdır.

Bu hastanede yapılan tespitler sonucunda 1970 yılında bir önceki yıla nazaran toplam işçi çalışma saatlerinde % 10 luk bir artış olduğu, tespit edilmiştir.

Personel yönetim bilgi sistemi, iş yükü analizleri yaparak hastanenin eleman ihtiyacını gösterecekşekilde de dizayn edilebilmektedir.

Ayrıca bu sistemde personel grevleri boyunca kullanılmak maksadıyla özel bir insan gücü temin sisteminde geliştirilmiştir.

2. Tanı ve Tedaviyi Desteklemeye İlişkin Sistemler

Tanı ve tedavi konuları ile ilgili bilgi sistemlerine hastane yönetiminde olduğu kadar ilgi gösterilmemiştir. Bu konu hastane bilgi sisteminin bir parçası olduğu dikkate alınarak kısaca incelenecektir. Ancak 1960’lı yıllardan sonra A.B.D’ de bazı üniversite ve araştırma hastanelerinde genelleşmiş klinik bilgi sistemlerini geliştirmeye yönelik çabalar yoğunluk kazanmış ve bu konuda istenilen başarı sağlanmaya çalışılmıştır. Klinik bilgi sistemlerinin geliştirilmesinde yönetim bilgi sistemlerine nazaran bazı olumsuzluklar ve güçlükler yaşanmıştır. Bu tür çalışmalar büyük bir finans kaynağı ve emek gücü gerektirmektedir. Bu istemlerin çok güvenilir ve dikkatli bir tasarımın sonucu olmasışarttır. Bu bilgi sistemlerinin güvenilirliğini sağlayabilmek için bazı özelşartların yerine getirilmesi gerekir. Buşartları iseşuşekilde sıralayabiliriz.

– Sistemleri kullanacak personel dikkatli seçilmiş ve iyi yetiştirilmiş olmalıdır.

– Bilgisayar sistemlerinin ve yazılımının kullanılmasında, güvenliğin, gizliliğinin mutlaka sağlanması gerekir.

Doktorun karar vermesine yardımcı olmak üzere, hastaya ait veriler ile tıbbi bilgileri karşılaştıran sistemlerde iki ayrı yöntem söz konusudur. Birinci sistemlerde doğrudan sinyal işlemleri uygulanmaktadır (Elektrokardiogramın yorumlanması ve elektrosefalogramların analizi konularında uygulanmaktadır). İkinci sistemlerde ise tıbbi düşünce yürütme ve karar verme beklenmektedir. Burada alınan tahlil sonuçlarına göre değerlendirme yapılır.

Klinik konularda düşünce yürüten ve karar veren sistemler henüz tam güvenilir olmayıp, bir uzman doktorun, yerini asla tutamazlar. Bu açıdan bakıldığında yönetimi desteklemeye ilişkin sistemlerden elde edilen bilgiler klinik bilgilere nazaran daha güvenilir olarak kabul edilebilir.

Bilgisayardan elde edilen ve tanıya yardımcı olan bilgiler yanında hastayı izleme ve tedavi konularında yararlanmak üzere bir takım sistemler de geliştirilmiştir. Bu konuda; Bilgisayarda oluşturulan tedavi protokolü ve uyarı sistemleri, Radyasyon tedavisini planlama sistemleri, Bilgisayarlı hasta takip sistemleri ilginç örneklerdir.

a. Bilgisayar Destekli Hasta Takip Bilgi Sistemi

Hasta takip sistemlerinde bilgisayar, hastanın yaşam sinyallerini sürekli olarak izlemek ve periyodik olarak fizyolojik verilerini göstermek işlevini üstlenmektedir. İlk aşamada hastaya bağlanan izleme donanımından elde edilen analog veri, bilgisayarda işlenecek ve görüntülenecek biçimde sayısala (digitale) dönüştürülür. Bu veriler bellekte saklanarak, periyodik olarak ya da istenildiğinde görüntülenir.

Burada amaç, öğretim ve eğitimdir. Bilgisayar programları, programlanmış düşünme ve karar verme kurallarına göre klinik verilerine trend analizleri uygulanarak, sınırlı verileri genişletmektedir. Trend verileri hasta sinyallerinin zaman içerisindeki değişimini görüntüden izlemeye de yaramaktadır. Hasta izleme sistemi; yoğun bakım servisinde, hasta yatağının yanında bulundurulacağı gibi bilgi aktarımı amacı ile uzaktaki bir yoğun bakım merkezine de bağlanabilmektedir.

Hasta takibi sisteminde kalp atışı, kan basıncı, hasta ısısı gibi fonksiyonlar anında bilgisayar ekranından izlenebilmektedir. Yoğun bakım üniti olarak bilinen bu sistem hasta bakımını, kayıt tutmayı ve personel kullanımını düzenleme amaçları ile Michael Rees Hastanesinde (Chicago) geliştirilmiştir.

b. Bilgisayar Destekli Hasta Kayıtlarını Tutma Bilgi Sistemi

Hastalık kayıtlarının tedavi ve bakım süresince tutulması bir anlamda tüm hastanelerde bir zorunluluktur.Buradaki sistemin kolaylığı hastanın yattığı andan itibaren hastaneden çıkıncaya kadar geçen zamanda tıbbi kayıtlarının bilgisayar ortamında bir arşiv oluşturularak tutulmasıdır. Taburcu olunca da bir arşiv kaydı verilir. Hastanın tekrar başvurusunda ya da ayakta tedavisinde bu arşiv kaydı esas alınır.Hastalık kayıtları aynı zamanda doküman olarak bir denetim aracı ve doktor muayenelerinde de bir başvuru kaynağıdır. Özellikle eğitim hastanelerinde, araştırmalara veri tabanı olarak hizmet gören bir kaynak sayılmaktadır. Bu nedenlerle hastalık kayıtlarının dikkatli birşekilde tutulması gerekmektedir.

Hastalık kayıtları yönetiminde bilgisayar desteği büyük yarar sağlamaktadır. Bu sistem ; genelde hastaların kimlik bilgilerini, hastalığın sınıflamasını, demografik faktörler çerçevesinde kayıtların indekslenmesini içerir. Böylece herhangi bir araştırma ve denetimde kayıtları geri çağırmak mümkündür. Bazı sistemler, bağlı sistem olarak geri çağırma olanağına sahiptirler. Buşekilde hastalık kayıt özetleri acil serviste, ayakta tedavi gören kliniklerde ve başvuru bürolarındaki terminal ekranlarında görülebilir.

c. Bilgisayar Destekli Laboratuar ve Eczane Bilgi Sistemi

Laboratuar bilgi sistemleri; test işlemlerini otomatik olarak yapmak ve Laboratuar verilerini işlemek biçiminde, iki aşamalı işlevi üstlenmektedir. Test yapan Laboratuar aletlerini bilgisayara bağlayarak bulguların sonuçlarının alınması ve hasta dosyasına işlenmesi sağlanır. Bir hastanede Laboratuar bilgi sistemi her birimde bağımsız olarak çalışabileceği gibi Laboratuar otomasyon sistemine de bağlanarak da çalışabilir. Bir Laboratuar bilgi işlem sistemi; test isteklerinin kaydı, örnek toplanmasını programlama ve test işlemleri, tamamlanan test sonuçlarını kaydetme, ilgili yere hemen iletilmesi gereken test raporlarını düzenleme, hastaya ait test özetlerini hazırlama, laboratuara ait istatistik bilgileri çıkarma, laboratuarın yönetim kademesince denetimi ve kalite kontrolü için gerekli kayıtları tutma işlevini üstlenmektedir.

Komple bir Laboratuar bilgi sisteminden beklenen alet otomasyonu ile bilgi işlem fonksiyonlarının birlikte yürütüldüğü bir yönetim bilgi sistemidir. Böylece hastadan test örneği alındıktan sonra, otomatik olarak bütün işlemler tamamlanır ve sonuç bildirilerek kayıt edilir. Hastaneye ait otomatik Laboratuar bilgi sisteminin hastane bilgi sistemine bağlanması gereklidir. Sebebi ise, test sonuçları merkez hasta veri dosyasına girmeli ve tamamlanan testlerin numara ve tipleri hasta muhasebe kayıtlarına geçirilerek, parasal karşılığı çıkarılmalıdır

Hastane eczanelerinde de geniş bir bilgi işlem ihtiyacı mevcuttur. İlaçların siparişi, stoklanması, ve dağıtımının dikkatli biçimde denetimi, az da olsa tıbbi hatalardan sakınmak üzere güvenli kayıtlar tutmak ve saklamak bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır. Aynı zamanda muhasebe ve karlılık hesapları için de bilgi sistemine ihtiyaç duyulur. Eczane bilgi sistemleri de; bağımsız ya da hastane bilgi sistemine entegre olarak çalışabilmektedir. Genelde bağımsız eczane bilgi sistemleri, zehirli ilaçların denetimi, ilaç siparişi ve envanter kontrolü, hastalara ilaç dağıtımının denetimi, ilaçlarla ilgili bilgi birikiminin oluşturulması ve hasta borçlarının hesaplanması konularına yönelik geliştirilmiştir.

Hastane bilgi sistem merkezine bağlı eczane bilgi sistemlerinde, hastane yöneticileri veya yetkililer kullandıkları bilgisayar vasıtasıyla verilen ilaçları eczane bilgi sistemine girerek anında görme ve denetleme imkanına sahiptirler

Merkezi bilgi yönetim sistemine sahip eczane sistemlerinde ilaç siparişleri,hastanın muayene.veya tedavi olduğu servislerdeki terminallerden giriş yapılarak verilir. İlaç isteği hastanın kimliği eklenmiş ve etiketli basılı kağıt halinde eczaneye iletilir. Bu sistemde ilaç stokunu takip ve hasta borcunun çıkartılması işlemleri otomatik olarak yapılır.

Entegre (Tam Bütünleşik) Hastane Yönetim Bilgi Sistemi

Tam bütünleşik bilgi sistemlerinde amaç, hastanedeki tüm ana bilgi sistemi fonksiyonlarının bir arada bağlantılı (entegre ) olarak yürütülmesidir. Hastane entegre bilgi sistemi kavramı kapsamında yer alan, konularşuşekilde ifade edilmiştir.

a. Hastane Genel Bilgi Sistemi:

Hastanede yapılan günlük işlemleri kolaylaştırmak amacı ile ,tüm hastane için dizayn edilmiş bir bağlı (on-line) sistemin kurulmasıdır.

b. Tıbbi Bilgi Sistemi

Tanı ve tedavi gibi konularda, tıbbi yorumlarda bulunmaya yardımcı olan, veri toplayan ve işleyen bir sistemdir.

c. Yönetim Bilgi Sistemi:

Hastane yönetiminde düşünce yürütme ve karar verme, planlama ve denetim görevlerinde yararlanmak amacıyla verileri toplayan ve işleyen bir sistemdir.

d.Veri Tabanı Yönetim Sistemi:

Kullanılacağı programlardan bağımsız