YÖNETİM SÜRECİNDE ENFORMASYON KULLANIMI

Çağdaş yönetim bilimi kavramlarına göre;

Organizasyon (Örgüt), belirli amaçlara ulaşabilmek için, bireylerin bir araya gelerek koordineli bir biçimde fikir ve güç birliğinde bulunmalarıdır.

Yönetim ise örgütün amaçlarına ulaşabilmesi için insan ve fiziksel kaynakları etkin ve düzenli bir biçimde sağlayan, yerleştirilmesini ve kullanımını koordine eden, örgütü çevresi ile dinamik bir denge içinde tutabilen bir süreç olarak tanımlanmaktadır.

Yönetim ilminin, evrensel, genel kabul görmüş bir takım ilkeleri, kuramları ve işlevleri vardır;

Planlama, gelecek bir zaman diliminde, hangi amaçlara ulaşılacağı ve bunlara ulaşabilmek için nelerin yapılması gerektiğini önceden belirlemektir. Planlama, ne yapılacağını, ne ile yapılacağını ve nasıl yapılacağını belirlemesi bakımından birinci yönetim işlevidir.

Planlama üç temel soruyu yanıtlar:

1. Şu anda neredeyiz?

2. Nerede olmak istiyoruz?

3. Oraya nasıl varabiliriz?

Örgütün tüm birimlerinden gelen girdiler (bilgiler, enformasyon) planlamanın kalitesinde en önemli rolü oynar.

Planlamada mali durum, araç ve gereçlerin durumu, personelin niteliği ve niceliği, örgüt yapısının uygunluğu gibi öz değerlendirmelerin yanısıra, nüfus yapısı, hareketleri, sosyal davranışlar, sosyoekonomik ve kültürel durum, nüfusun mevcut sağlık düzeyi gibi çevresel değerlendirmeler de yapmak gerekir.

Amaçlar örgütün üst kademesinde ne yapılmak istendiğinin açık ve seçik olarak belirlenmesi ile başlar. Uzun vadeli hedefler bu belirlemelere göre formüle edilir. Bu uzun vadeli hedefler de, kısa vadeli başarı kriterlerinin hazırlanmasını sağlar. Amaç ve hedeflerin belirgin olması sektörün başarısını yükseltecektir.

Amaçlara göre yönetim, örgütün verimli bir biçimde çalışarak amaçladığı hedeflere ulaşmasını sağlayabilmektir.

Karar verme planlama sürecinin önemli bir parçasıdır. Karar vermek için öncelikle problemin varlığının kabul edilmesi, daha sonrada sorunun doğru tanımlanması gerekir. Çeşitli seçenekler arasından en uygununun seçilmesi ile planlama yapılabilir. En uygun seçeneğin hangisi olduğunu belirlemekte bir karar vermeyi gerektirir. Ancak değerlendirilecek tüm bilgilere sahip olunması durumunda, karar verme sağlıklı birşekilde yapılabilir.

Karar vermek, izlenecek yolu olası en rasyonel biçimde seçmektir (Kısıtlı rasyonellik). Kısıtlı rasyonellik, elde edilebilecek en iyi bilgilerle karar vermektir.

Yönetim işlevlerinin sonuncusu kontroldür. Kontrol; planlanan ve saptanan standartlarla, ulaşılan sonucu karşılaştırmaktır. Kontrol, diğer işlevlerin neyi, nasıl ve hangi ölçüde başardığını araştırır ve saptar.

Bilgi iletişimi (Enformasyon), yönetim işlevleri arasında en önemli olanıdır. Planlama, karar verme, örgütlenme, koordinasyon ve denetim ancak etkin bir iletişimle yerine getirilebilir.

İletişim, bilginin kaynaktan (göndericiden ) amaçlandığı biçimde doğru çıkması, aktarıldığı kanaldan doğru geçmesi ve alıcı tarafından doğru alınması ve anlaşılmasıdır.

Bir örgütün etkinliğini arttırmak için yöneticilere sağlıklı ve hızlı karar verebileceği miktarlarda bilgi ulaştıracak bir haber akışı gereklidir. Bilgi miktarının fazlalığı hem iletişim kanallarını, hem de karar mekanizmalarını bloke eder.

Özet olarak, yönetim sürecinde önceliklerin belirlenmesi, önceliklerle ilgili hedeflerin saptanması, bu hedefe ulaşmada gerçekleştirilmesi gereken eylemlerin planlanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi, mali kaynakların, insan gücünün ve malzemenin bu öncelikler doğrultusunda nasıl kullanılacağı ile ilgili bir kararlar silsilesi vardır. Yöneticiler bu kararları alırken gerekli tüm bilgilerle donanmış olmalıdır. Bilgi ise toplanan verilerden elde edilebilir. Öncelikle hangi karar için hangi bilgiye gereksinim duyulduğunun saptanması, bu bilgiye sahip olmak için hangi verilerin toplanacağının ortaya konması gerekir. Daha sonra bu veriler toplanır, işlenerek bilgi haline getirilir ve her düzeydeki yöneticinin kendi sorumluluk alanları ile ilgili kararları almaları için kullanılır.

Ülkemizdeki sağlık sektöründe enformasyona dayalı bir yönetimin varlığından bahsetmek mümkün değildir.

Türkiye’de sağlık politikalarının üretilmesi ve hizmet sunumlarının planlanmasında elde var olan verilerin yeterli olmadığı ve çoğu kez gerekli düzeyde kullanılmadığı, kullanılan bir takım verilerin ise farklı bilimsel ve araştırma kurum ve kuruluşlarının yaptıkları araştırmaların sonucunda elde edilen veriler olduğu bilinmektedir.

Hizmetin denetim ve değerlendirilmesinde, somut ve/veya ölçülebilir kriterlerin olmaması, hizmetin denetimi başta olmak üzere planlama çalışmalarında, hedeflerin saptanmasında ve personel politikalarının oluşturulmasında sorunlar yaratmakta, bölgeler arasındaki dengesizliklerin oluşmasına ve/veya sürdürülmesine yol açmaktadır.

Çağdaş yönetim ilkelerinin uygulandığı çeşitli ülkelerde merkeziyetçi yapıdan vazgeçilerek, dağıtılmış (distributed) denilen ve merkez dışında karar yetkisine sahip ama gerek kendi da yetersiz bir koordinasyon ve işbirli- metlerin planlanması, hangi toplum yararalarında, gerekse merkez ile uyum içinde ve karşılıklı bilgi alışverişinde bulunan bir sisteme doğru gidilmektedir. Halbuki, Sağlık Bakanlığı mevcut idari ve yönetsel yapısında bütün kararların en üst yönetim tarafından verildiği katı bir merkeziyetçilik vardır. Bu merkeziyetçi yönetim, güvenilirliğişüpheli pek çok bilginin üst yönetimde toplanmasına, buradan tekrar birim ve bireylere dağıtılmasına neden olmaktadır. Bu durum ise iletişimi yavaşlatmakta ve örgütün etkinliğini düşürmektedir.

Sağlık bakanlığının mevcut organizasyonel yapısı, hizmet sunumu ve idari fonksiyonların çoğunun işletilmesini mümkün kılmamaktadır.

*Vertikal programların sayısı arttıkça, ortak bir enformasyon sistemi geliştirmek güçleşmektedir. Farklı yerlerde yürütülen benzer fonksiyonlar (duplikasyon), fonksiyonlar arasındaki boşluklar, gereksiz enformasyon istekleri hem bakanlık içinde hem de bakanlık ile ilişkisi olan organizasyonlar arasında yetersiz bir koordinasyon ve işbirliğine neden olmaktadır.

*Özel sektör ve kamu sektöründe hizmet sunumu için açık, koordine olmuş amaçların olmayışı, enformasyon kullanımı ve akışını da olumsuz etkilemektedir.

*Bakanlığın tüm seviyelerinde görülen sistematik planlama eksikliği, enformasyonun düzenli ve yaygın bir yönetim aracı olarak kullanılmasını bireylere dağıtılmasına neden olmak- engellemektedir.

*Bakanlıkta üretilen politikalar ve verilen kararlar çoğu kez sağlık personeli tarafından toplanan veriye, üretilen enformasyona dayanmamaktadır. Toplanan veriden ender olarak güvenilir enformasyon üretilmekte ve personel bu enformasyonu kullanmaya nadir olarak ihtiyaç göstermektedir.

Günümüzde her sektörde olduğu gibi, sağlık sektöründe de “BİLGİ” vazgeçilmez bir unsur olarak ön plana çıkmaya başlamıştır. Toplumun sağlık düzeyinin ölçülmesi, mevcut hizmet sunumunun belirlenmesi, geçmişle karşılaştırılması, gelecekte yapılacak hizmetlerin planlanması, hangi toplum yada bölgeye ne tür bir hizmetin verileceğinin belirlenmesi, sağlık sorunlarına pratik çözüm yollarının bulunması için, bir kayıt sisteminin kurulması ve bu kayıtlardan uygun yöntemlerle bilgi toplanması, toplanan bilgilerin değerlendirilerek yönetici, planlayıcı, uygulayıcı ve araştırmacılara sunulması önemli ve yerine getirilmesi gereken bir görevdir.

Bu amaçla, temel sağlık hizmetleri sunumunda tek ve tedavi hizmetleri sunumunda ise en önemli rolü oynayan Sağlık Bakanlığı tüm sağlık sektörüne önderlik etmek üzere bir Sağlık Enformasyon sistemi ( SES ) kurulması için çalışmalara başlamıştır.