HASTANELERDE ENFORMASYON SİSTEMİ GELİŞTİRME SÜRECİ

GİRİŞ :

Bu çalışma özel bir tür yönetim teknolojisi olan enformasyon sistemlerinin hastanelerde ve sağlık kuruluşlarında kullanma potansiyellerine ışık tutmak için hazırlandı. Bir çok yönetim kuramcısı enformasyonun yönetimdeki yeri ve değerini küçümsemek eğilimindedir. Bu kuramcılar yönetimin bir bilim değil bir sanat olduğunu vurgularlar. Çelişkiler ve çatışmalarla dolu bir ortamda deneyim, yargı, sevgi ve sağduyu yönetimsel kararlarda kritik faktörler olarak değerlendirilir. Diğer taraftan teknolojik eğilimli kuramcılar için enformasyon ve yönetim ayrılmaz bileşenlerdir. Bütün yönetim kararları sağlıklı birşekilde derlenmiş ve yorumlanmış enformasyon üzerine dayandırılmalıdır. Burada iki görüşü bir senteze ulaştırmayı deneyeceğiz. Hastane yöneticilerin enformasyon kullanımı kendine özgü maliyet ve faydaları olan bir süreçtir. Kritik faktörler dikkatle değerlendirilmeli ve sağlık kuruluşlarının doğal ürünü olan bir enformasyonşelalesi altında boğulmadan sağlıklı kararlar alınabilmelidir. Burada enformasyonun akıllı üretimi, akıllı yorumu ve akıllı kullanımı söz konusudur.

Bir kuruluşta enformasyonun akıllı kullanımı doğal olarak gerçekleşen uygulama değildir. Bunun için yöneticilerin dikkatle planlanmış ve etkin birşekilde organize edilmiş bir enformasyon düzeni oluşturmak gerekmektedir.

Bu çalışmada iki ana fikir üzerinde dikkatle duracağız: Kurumlarda bilgi işlem fonksiyonunun organizasyonu ve enformasyonun kurumsal yönetimde etkin kullanımı.

VERİ’DEN BİLGİ’YE:

Yönetim sürecinde Veri (Data) ve Bilgi (Information) arasında dikkatli bir ayırım yapmak gerekmektedir. Bu süreçte veri, örgütsel süreç içinde oluşmuş fakat düzenlenmemiş, yorumlanmamış değerlerdir. Bilgi ise işlenmiş ve yorumlanmış ve düzenlenmiş veridir. Böylece bilgi, yönetim sürecinde doğrudan kullanılabilecek bir yapıya kavuşmuş olur. Bir çok hastanede faydalı bilgi haline dönüştürülememiş dağlar gibi veri toplanmaktadır. Bir çok hastanede yönetici rafları uygun birşekilde düzenlenmemiş, okunması ve yorumları güç bilgisayar formları ile tıkabasa doludur. Yönetimin kullanabileceği gerçek bilgileri oluşturabilmesi için, kurum yöneticilerinin bilgi işlem sistemlerinin dikkatle analizi, tasarımı ve uygulanması gerekmektedir.

Bir hastane enformasyon sisteminin başarıyla gerçekleştirilmesi için temel bir faktör yönetsel ve teknik ekibin yakın bir çalışma yaparak etkin bir enformasyon sisteminin tasırımını yapmalarıdır. Enformasyon sisteminin yalnızca teknik personel tarafından gerçekleşmesi sonucunda teknik olarak görkemli ve kaliteli fakat yönetimin sorunlarına cevap vermeyen tasarımlar ortaya çıkmaktadır. Diğer taraftan çok on kurum yöneticisi isteklerinin enformasyon diliyle teknik açıklamasını yapacak bir bilgi ve deneyim düzeyine sahip olabilmektedir. Burada gerekli olan projenin her aşamasında dengeli ve kooperatif bir çalışma gerekmektedir. Burada özellikle hastane yaşamında önemli bir yer olan prosedürlerin, teknik ve enformatik bir prosedüre dönüştürülmesi başarıyla ulaşmakta rol oynamaktadır.

Burada belirtmemiz gerekir ki bilgisayarlar sistem tasırımının sadece bir parçasıdır. Çok başarılı enformasyon sistemlerinin, bilgisayar yardımı olmadan da geliştirildiği gözlenmiştir. Diğer taraftan bir çok kurumun ölçeği, karmaşıklığı ve işlem (Transaction) yoğunluğu veri üretimi ve analizi için bilgisayarları zorunlu kılmaktadır. Burada gözden kaçırılmaması gereken nokta bilgisayarların daha genel bir amacı gerçekleştirmek için yararlanılan bir araç olduğudur. Enformasyon sisteminin mimarisini tasarlamak, bilgisayarlara koşmaktan daha önceye alınmalıdr.

KARAR VERME SÜRECİNE ALTERNATİF YAKLAŞIMLAR :

Yönetim kuramcıları, işletmelerde karar verme sürecinde, enformasyonun ne ölçüde kullanılması gerektiği konusunda karşıt görüşler oluştururlar. “Rasyonel-Analitik” yaklaşım, durumun gerektirdiği bütün bilgilere sahip olmadan ve ilgili maliyet ve etkinliklerin tam analizini yapmadan hiç bir karar verilmemesi gerektiğini savundular. Bu rasyonel model 1960 larda Amerikan Savunma Bakanlığının da yaklaşımları ile oldukça kabul gördü.

Yönetim planlama ve kontrolü için Data-Base tabanlı analitik yaklaşımların yararlı olacağı kanısı oldukça yaygındı. Bu dönemde Maliyet-Fayda analizi Pert-CPM Sistem mühendisliği gibi teknikler yaratıldı ve çeşitli uygulamaları görüldü. Bunların bütün yönetim sorunlarına çözüm sağlayacak ilaçlar olduğu ileri sürüldü.

Tartışmanın karşıt uçundaki kuramcılar, yönetim kararlarının büyük bir çoğunluğunun deneyimli bir yöneticinin sevgi, sağduyu, analiz ve dikkatinin sonucu alındığını ileri sürdüler. Bu “kişisel” yaklaşımın savunucularına göre önemli kararların büyük çoğunluğu politik faktörlerden etkilenen duruma özel olanlara dayanarak verilmektedir. Rasyonel yaklaşım entellektüel olarak ne kadar heyecan verici olsa da gerçek karar verme sürecine katkısı son derece küçüktür.

Bir çok gerçek hayat probleminde görüldüğü gibi, bu karşıt görüşler esas sorunun cevabını vermekten uzak kalmaktadır. Enformasyon yönetimde karar verilirken ne ölçüde kullanılmalıdır? Rasyonel model bir çok gerçek problemde uygulanamayacak kadar pratik olmaktan uzak olarak eleştirildi. Çok karmaşık ve kapsayan bir çok olayın yeteri kadar sayısallaştırmayacağı açıktır.

Bununla beraber bu gerçek her halde karar verme sürecinde hiç bilginin, bir miktar bilgiden daha faydalı olduğu anlamına gelmeyecektir. Kolayca görülebilir ki karar vericinin elinde ne işe yaradığı ve nasıl kullanılacağı belirlenmiş bir miktar bilgi, daha sağlıklı kararların verilmesine yol açacaktır. Politik faktörlerden yoğun birşekilde etkilenen durumlarda bile karar vericinin alternatif çözümlerin maliyet ve etkinliği konusunda sağlıklı bilgi sahibi olması durumunda daha etkin kararlar vereceği açıktır. Bazan koşullar en iyiye yakın kararların da verilmesini zorlayabilir. Bu durumda bile sağlıklı bilgi iyiye ulaşmanın kuruma maliyeti konusunda ışık tutacaktır.

Bütün bu tartışmaların ışığında, yöneticilerin kişisel becerileri yanında enformasyonu da değerlendirilebilmeleri doğrultusunda beceriler kazanmaları kurumlara daha sağlıklı karar verme potansiyelleri yaratmaktadır.

ENFORMASYON SİSTEM PROJESİ İÇİN MASTER PLAN

Modern bir hastanede enformasyon sistemi kurmak, ciddi bir kapital yatırımı ve yoğun bir personel orientasyonu gerektiren karmaşık bir süreçtir. Gerçek bir enformasyon sistemi maddi, mali ve beşeri kaynakların mobilizasyonunu gerektirmektedir. Bu sürecin temel başlangıç noktası bir master plan geliştirmektedir. Bir çok kurum çözümün bilgisayar olduğu varsayımı ile plansız bir proje başlatmakta ve sonuç hayal kırıklığı olmaktadır.

Kurum yöneticisi planlama sürecinin sorumluluğunu doğrudan yüklenmeli ve hastanenin fonksiyonel birimlerinin ve hastane idarisinin yöneticilerini bir araya getirerek temel ihtiyaçların ve prosedürlerin belirlenmesi sağlanmalıdır. Bu ekipte uzman bir bilgisayarcı veya bir sistem mühendisi olması etkinliği artıracaktır. Ayrıca bu ekipte daha önce hastane enformasyon sistemi projelerinde yer alan deneyimli bir profesyonel uzman danışman bulunması yarar sağlayacaktır. Bu uzmanın bağımsız bir profesyonel olması ve hastane donanım satan bir bilgisayar firmasına bağımlı olmaması özel bir önem taşır.

TASLAK MASTER PLAN:

1. Kurumun mevcut prosedürlerinin tesbiti

2. Kurumun enformasyon sisteminde temel beklentilerini saptamak ve uygulamadaki öncelikleri belirlemek

3. Sistem mimarisini tayin etmek

1. Otonom Modülleri

a. Yarı Entegre Modüller

b. Tam Entegrasyon.0

4. Uygulama stratejisini tayin etmek

a. Kurum İçi Uzmanlara Görev

b. Sözleşmeli Hizmet Almak

c. Hazır Sistem Paketi Almak

d. Yukarıdakiler Kombine Etmek

5. Donanım için alternatifleri araştır

a. Kurum içinde Donanım Kur

b. Servis Büro Kullan

c. Donanım Kirala

d. Kombine

6. Önerilen alternatiflerin maliyet faydalarını belirle

7. Uygulama için takvim düzenle

ENFORMASYON SİSTEMİNİN PROJE YÖNETİMİ SİSTEM PROJELERİNİ BAŞLATMAK

Burada sistem geliştirme projelerinin doğuşunu ve ilk adımlarını inceleyeceğiz. Bu aşamada sistem analizcileri düşünülen sistem projesini gerçekleşmesinin gerekli olup olmadığını araştırırlar. Burada öncelikle sistem projelerinin neden ve nasıl doğduğunu ele almanız gerekmektedir.

SİSTEM PROJELERİNİN NEDENLERİ

Her işletme bir veya bir çok amacı gerçekleştirmek için var olan bir sistemdir. Bir hedef kuruluşun ulaşmak için çaba harcadığı bir sonuçtur. Amaçların kuruluş içinde açıkca tanımlanmadığı durumlarda bile, hedefler kuruluşun bir çok faaliyetleri etkiler ve yönlendirir. Amaçlar genelde çok genel terimlerle ifade edilir. Tipik bir işletme karını maksimile etmeye veya pazar payını artırmaya veya yatırımına en çok getiri almaya yönelmiş olabilir.

Bir başka kuruluş ile topluma pozitif bir katkı yaratmayı veya çevre üzerindeki negatif etkilerini minimize etmeyi amaçlamış olabilir.

Bir amaç belirli bir hedefe ulaşmak için toparlanmış bir davranıştır. Kar maksimizasyonu hedefi için bir çok amacın gerçekleşmesi gecikebilir. Bunlar etkin organizasyon, etkin üretim, etkin pazarlama, etkin finans yönetimi olabilir. Buna göre amaçlar, hedeflerden daha somut, ölçülebilir ve özeldir.

Bur kuruluşun bütün aktifleri ve kaynakları kuruluşun hedeflerine ulaşabilmesine katkıda bulunur. Buna göre enformasyon sistemleri de bir aktiftir ve kuruluşun amaçlarının gerçekleşmesinde katkıları olacaktır. Örneğin bilgisayarlı bir satın alma, sipariş, stok kontrol sistemi, stok maliyetlerini kontrol altına alıp minimize edecek enformasyonu sağlayabilir.

Kuruluş amaçlarındaki değişimler veya yeni amaçların formüle edilmesi bir sistem geliştirme projesini tetikleyebilir.

Servis talebi, bilgi işlem bölümünün hizmetleri çerçevesinde düşünülen bir aktiivite beklentisidir. Servis talebinin değerlendirilmesi sonucunda yeni bir bilgisayar sistemine geçme veya mevcut sistemi geliştirme alternatifleri düşünülebilir. Mevcut bilgisayar sistemindeki problem, hatalar ve yetersizlikler de bir sistem projesinin başlamasına yol açabilir.

Burada göz önüne alınana gelişme kriterine göre servis taleplerini sınıflandırmak yararlı olacaktır. Bunlar; hizmet, performans, enformasyon, kontrol ve ekonomi dir.

HİZMET:

Bir çok durumda sistem projeleri, kuruluşdan hizmet alan kişi ve kuruluşlara daha etkin servis verebilmek için başlatılır. Bir okuldaki kayıt işlemini basitleştirmek, hastanede sigortalı hastalara hızlı hizmet edebilmek veya müşteri taleplerine hızlı cevap verebilmek, bütün bu aktiviteler kuruluşun müşterilerine veya kullanıcılara daha iyi hizmet verebilmesini öngörür. Daha kaliteli hizmet müşteri memnunluğunu artırarak kuruluşn ve gelirlerinin artmasına olanak sağlar.

PERFORMANS:

Mevcut sistem gerektiği kadar etkin çalışmayabilir. Raporların hazırlanması uzun sürebilir veya reaksiyon süreleri uzun olabilir veya sistemde kilitleme veya aksamalar olabilir.

ENFORMASYON:

Sistem tarafından üretilen enformasyon yetersiz veya eksik olabilir. Bazı durumlarda enformasyon yeterli olduğu halde zamanında üretilemiyebilir veya bazı durumlarda enformasyon ilgili pozisyonlara ulaşamıyordur.

KONTROL:

Sistemde data güvenliği kontrolleri yetersiz olabilir. Bu nedenle yanlış işlem yapmak ve bundan doğan maliyetlere katlanmak olasılığı yüksektir. Diğer taraftan bazı durumlarda veri gerçekleme (Data verification) kontrolleri olabilir ve sistemin reaksiyon zamanı yükselir. Bu da kullanıcılar için bir tedirginlik kaynağı olacaktır.

EKONOMİ:

Mevcut sistemin sağladığı olanaklar gerektiğinden fazla maliyetli olabilir. Sistem donanım kaynaklarını gerektiği kadar etkin kullanmıyor olabilir. Sistemi kullanmak için gerektiğinden fazla personel çalışabilir, kayıt girişleri gerektiğinden uzun sürebilir, v.s. bu durumda sistemi daha ekonomik bir alternatifle değiştirmek gerekebilir.

SİSTEM PROJELERİNİ TETİKLEYEN NEDENLER

Sistem projelerini kim ve ne başlatır. Genelde bir sistem projesinin başlaması beş emel kaynağa dayanmaktadır. Bunlar ; Son Kullanıcılar, tepe yönetim, mevcut sistem ve dış kaynaklardır.

SON KULLANICILAR:

Kuruluş çeşitli bölümlerinde çalışan son kullanıcılar bilgi işlemin olanaklarını öğrendikçe beklentileri ve istekleri artmaktadır. Örneğin son kullanıcılar daha etkin envanter raporu veya daha iyi bir satış analizi v.s. isteyebilirler. Mevcut sistemin sonuçlarından memnun olmayıp eksiklikleri ortaya koyabilirler. Kuruluşun büyümesi ve gelişimine mevcut sistemin uyum sağlayamadığını gözleyebilirler. Ayrıca sistem kurulduğu sırada gündemde olmayan bazı faktörler yeni ortaya çıkmış olabilir. Bu durumlarda son kullanıcılar sistemin geliştirilmesi için bir baskı oluşturacaklardır.

TEPE YÖNETİM:

Tepe yönetimden gelen istek ve emirler sistem projeleri için önemli bir kaynaktır. Bu istek ve talimatlar yeni bir amacın gerçekleşmesi için yeni enformasyon kaynaklarına duyulan bir ihtiyaç, yeniden örgütlenme, yeni bir yönetim stratejisi veya yeni istekler olabilir.

MEVCUT SİSTEMLER:

Mevcut sistemdeki hata ve yetersizlikler, bir sistem projesinin başlamasına yol açabilir. Sistemdeki kusurların ve eksikliklerin düzeltilmesi mümkün olabilir fakat bir çok durumda bu süreç panik halinde bir yangın söndürme telaşına dönüşmekte ve bir kusur düzeltilirken yeni kusurların doğmasına yol açılmaktadır. Bu süreç yaygınlaştığı zaman, bütün bilgi işlem anestezisini sistemi çalışır halde tutmak için harcamakta ve kuruluşun amaçlarına ve yönetime yeterli katkı sağlanamamaktadır.

BİLGİ İŞLEM DEPARTMANI:

Sistem projelerinin önemli bir kaynağı, bilgi işlem departmanlarının yeni sorunlar ve olanaklar kunusundaki önerileridir. Bilgi işlem departmanının kuruluşun fonksiyon ve aktivitelerine olan katkılları ve bilgileri oranında bu önerilerin değeri artmaktadır. Diğer taraftan bilgi işlem departmanının profesyonel egosu kuruluşun ihtiyacının çok ötesinde sistemlerin önerilmesine yol açabilmektedir. Bilgi işlemciler arasında daha pahalı, daha karmaşık ve daha yeni sistemlerin daha iyi olduğu doğrultusunda egolarına hoş gelen bir inanış bulunmaktadır. Gerçekte ise yararlı sistemler amaçlara uygun kurulmuş cost-effective sistemler olmaktadır. Off-lıne işlemlerin yeterli olduğu bir kuruluşta on-lıne teknolojisinde bir sisteme gerek olmayacağı açıktır.

DIŞ FAKTÖRLER:

Kuruluş dışındaki kişi ve kurumlarda mevcut sistemin değişimi için kaynak olabilirler. En yaygın örnek mevzuat değişimleridir. Diğer önemli bir kaynak ta kurum içindeki yapısal ve prosedürel değişimlerdir. Bir çok durumda rakipler bilgisayar tabanlı müşteri hizmetleri sunmakta ve onları izlemek gerekmektedir. Önemli müşteriler sistemin olanaklarını geliştirmeyi gerektiren isteklerde bulunabilirler. Örneğin beyaz eşya ve otomobil üreticileri sipariş formlarının belirli bir düzende gönderilmesini, sigortaşirketleri hastanelerin belirli bir formda faturalanmasını zorlayabilirler. Bazı durumlarda teknolojinin gelişimi sistemlerin gelişimini özel bir doğrultuya çevirebilir. Optik okuyucu teknolojisindeki gelişmeler süpermarketlerde çok etkin müşteri hizmetleri ve stok kontrol işlemlerinin yapılabilmesine olanak sağladı ve parakende işletmeciliğinin yapısı, tarzı ve ölçeğinde yeni gelişmeler gözlendi. Bu teknoloji olmadan süperstore olanaksız olurdu.

SİSTEM GELİŞTİRME İSTEK VE PROSEDÜRLERİ

Bir çok kuruluş sistem geliştirme isteklerini ortaya çıkarabilmek için özel formlar düzenlenmiştir. Uygun birşekilde tasarımlanmış bir form isteklerin belirli bir sıra ve düzen içinde ele alınmasını ve aynı zamanda bütün isteklerin standart bi düzende yapılmasını sağlar. Form yabancı görünüm vermemeli ve kolay kullanımı olmalıdır. Gerekli bilgilerin girilebileceği yeterli genişliğe sahip olmak ve hangi ek dökümanların iliştirileceği belirtilmelidir.

SİSTEM DEĞERLEME KOMİTESİ:

Bazı kuruluşlar, sistem isteklerini değerlendirme sorumluluğunu bir yöneticiye bırakırlar. Bu yönetici bilgi işlem bölümü müdürü veya kuruluşun herhangi bir bölümündeki yüksek mertebeli bir kişi olabilir. Diğer kuruluşlar istekleri değerlendirmek için komite yönetimini kullanır. Bu komite, sistem değerlendirme komitesi, yönetim komitesi, danışma komitesi, bilgi işlem komitesi gibi adlarla tanımlanır. Her durumda bu komite aynı işi yapar ve sistem projelerini değerlendirir. Sistem taleplerini değerlendirmek için bir komite den yararlanmak, tek kişinin yargısına bağlı kalmak yerine, işletme içindeki çeşitli bilgi ve deneyim sahibi kişilerin görüş ve yaklaşımlarının değerlendirmeye sağlamaktadır. Tipik bir komite bilgi işlem departmanışefi ve diğer üst düzey yöneticilerden oluşmaktadır.

Komite yaklaşım bir çok kişinin bilgi ve yeteneğini projeye katmakla birlikte, projenin başarı ile sonuçlandırılması sorumluluğu bilgi işlem departmanına kalmaktadır. Bu nedenle bilgi işlemşefi, yeni sistemin oluşturulması ile ilgili bütün sorun ve zorlukların diğer üyeler tarafından da bilinmesini sağlamak durumundadır.

Bu komite ayrıca, öncelikleri tek bir kişiden daha gerçekci belirlenecek avantajına sahiptir. Buradan başka projenin onayı, herhangi bir bireyin ön yargısında daha az etkilenecektir.

Diğer taraftan isteklerin gerçekleşmesi komitenin toplanmasını ve bir karara varmasını bekleyecektir. Bu süreç, önemli ve stratejik projelerin gecikmesine neden olabilir. Diğer taraftan komite üyelerinin kişisel ön yargıları, saplantıları ve taraf tutmaları olabilmektedir. Buna göre bazı komite üyeleri kendi bölümlerine avantaj sağlayabilecek veya kendi kurum içi statülerinde gelişme sağlıyacak projeleri ısrarla desteklemekte veya bunun tersi olabilmektedir. En azından komite üyeleri arasındaki bazı çekişme ve sürtüşmeler istenilen kararların alınmasını geciktirebilmektedir.

Bazı kuruluşlarda tek bir sorumlu sistem taleplerini değerlendirmekte ve komiteye nazaran daha hızlı karar alıp uygulamaya geçebilmektedir. Diğer taraftan bireyler bazı projelere ön yargılı olabilir veya kurum içindeki güçlü kişilerden etkilenebilirler.

PROJELERİN DEĞERLENMESİ:

Bir çok kuruluşta sistem hizmetlerine yönelen talep, bilgi işlem departmanının bunları gerçekleştirme kapasitesini aşabilir. Buna göre sistem değerlendirme komitesi, bütün talepleri değerlemek, bazı öncelikleri belirlemek ve bazılarını geri çevirmek durumunda kalacaktır. Burada değerleme biriminin bazı enformatik kriterlere sahip olması gerekeceği açıktır. Bu nedenle fizibilite çalışmaları önemli bir adımdır.

SİSTEMLER VE PROSEDÜRLER

Konusu ile ilgili çalışırken bir işletme bir çok fonksiyonu önceden belirlenmiş bir form çerçevesinde gerçekleştirir. Bu fonksiyonların gerçekleştirilmeşekli yapılan işin gereklerine ve fonksiyon için gerekli olan süreçlere bağlıdır.

Bu prosedür, belirli bir sonuca ulaşmak için, iyi tanımlanmış ve iyi düzenlenmiş bir takım aktivitelerden oluşan süreçtir.

Bir sistem, bir takım amaçları gerçekleştirmek için, birbiri ile ilişkili olarak gerçekleşen bir prosedürler bileşimidir. Sistemler çeşitli biçimlerde olabilirken bu sistemleri oluşturan prosedürler de çok farklı yapılar olabilir.

Burada girdiler belirli birşekilde işlenerek çıktılara dönüştürülür.

Burada işlem bloğu, organizasyon veya kuruluş adı verilen bir sosyo-teknik sisteme genişletilirse beş yeni bileşen bu modelin içine girecektir. Bunlar: Personel, prosedür, donanım, yazılım ve database bileşenleridir

ENFORMASYON SİSTEMİ TASARIMI

LOJİK TASARIM VE FİZİK TASARIM:

Bir enformasyon sisteminin lojik tasarımı bu sistemin bileşenleri arasında lojik veya kavramsal ilişkilerin belirlenmesi ile gerçekleşir. Bir lojik tasarım sisteme ait bütün girdileri, sistem tarafından üretilen bütün çıktılarıı ve sistem tarafından gerçekleştirilen bütün prosedürleri göz önüne alır. Bunların gerçekte fizik olarak nasıl gerçekleştirildiği dikkate alınmaz. Buna göre lojik tasarım gerçek uygulama yöntemlerini belirlemez.

Buna karşılık fizik tasarım, öngörülen lojik tasarımın fizik uygulama olanaklarını belirler. Bir fizik tasarım öncelikle öngörülen lojik tasarım konseptleri üzerine oturur ve enformasyon sistemini bütün elemanlarının nasıl çalışacağını belirler. Diğer bir deyişle lojik tasarım enformasyon sistemini ne yapacağını belirlerken fizik tasarım nasıl yapacağını ortaya koyar. Lojik tasarım hangi bilginin alınacağını, hangi prosedürlerin uygulanacağını, hangi bilginin raporlanacağını ve hangi kısıtların sağlanacağını belirler. Fizik tasarım datanın nasıl girileceğini, nasıl saklanıp işleneceğini, çıktıların nasıl üretileceğini ve kısıtlara nail uygulanacağını gösterir.

Bir informasyon sisteminin lojik tasarımı sistem analizi aşamasında ortaya konur. Fizik tasarım ise sistem tasarımı aşamasının konusudur.

PROSES TASARIMI :

Bir enformasyon sistemi daha önce, personel, prosedür, database, donanım, yazılımdan oluşan beş bileşenin organize bir bileşiminden oluştuğunu belirtmiştir. Etkin bir enformasyon sistemi, her bir bileşenin diğerleri ile uyumlu bir etkileşimi sonucunda ortaya çıkacaktır. Burada bu uyumu etkileyecek olan faktörlerden bahsedeceğiz.

BİLGİ İŞLEM MODALİTELERİ :

Her bilgi işlem sistemi özgün bir ortam (environment) veya özgün bir platform da ortaya çıkar. Bir ortam veya platform, bir sistem oluşturmak için uyumlaştırılmış bir donanım ve yazılım bileşimi ile ortaya çıkar. Bir enformasyon sistemi sadece PC ve DOS ortamında kurumlanabilirken diğeri DEC ve UNIX ortamında bir diğeri IBM RISC 6000 ve AIX ortamında oluşturulabilir.

Seçilen çevre yazılım ve proses tasarımı stratejilerini etkilemektedir. Bir enformasyon sisteminden beklenenler bunun çalışma ortamını da hemen hemen belirler. Fakat bazı kuruluşlardan belirli bir ortama yatırım yapılıştır ve bu ortam ihtiyaçlar ve beklentiler bu ortama göre yeniden düzenlenmelidir.

1. Off-Line (batch) Processing

2. On-Line (Interaktif) Processing

Proses tasarımı enformasyon sistemi projelerinde önemli bir stratejik oluşturmaktadır.

BATCH PROCESSİNG

Bir Off-lıne (Batch Processing) sistem, verilerin birşekilde toplanıp bir süre sonra toplanan verilerin bir gruplanarak bilgisayara girilerek işlenmesi ile oluşan işlem tipidir. Bilgisayarları iş dünyasına ilk girdiği 1950 ve 1960 larda bu tür işlem egemen uygulama idi. Verilerin bulunduğu kaynak dökümanlar bir merkeze getiriliyor ve burada delikli kartlara veya manyetik teyplere yüklenerek işleme hazır hale getiriliyordu. Bundan sonra bütün veriler tek bir grup (batch) olarak bilgisayara yüklenecek işleme geçiliyordu. Bu gün bir çok uygulama için Batch processing etkin bir işlem yöntemi sayılabilir. Örneğin kredi kartı işletmeleri, gon elektrik işletmeleri, bordro uygulamaları bu tür işlem ile uyum sağlar.

BATCH PROCESSİNG SİSTEMİNİN TEMEL KARAKTERİSTİKLERİ

• Transaction’lar belirli aralıklarla toplanır ve grup olarak işlenir.

• Bilgisayar operatörleri batch programları kullanıcı ile etkileşme olmadan blok olarak işler. Batch programlar iş saati içinde veya dışında herhangi bir zamanda çalıştırılabilir.

• Batch programlar dosyaları exclusive olarak kullanır. Bir program sırasında kullanılan dosya başka bir programa kapak olur.

ON-LINE (INTERAKTİF) PROCESSİNG

Bir on-lıne processing sisteminde işlem nerede ve ne zaman ortaya çıkıyorsa orada gerçekleştirilir. Böylece çıktılar aynı anda kullanıcılara ulaşmış olur. Burada kullanıcı kendi PC bilgisayarında veya bir ana makineye bağlı terminal üzerinde çalışıyor olabilir. On line transaction processing veya interaktif processing bu bilgisayar veya terminallere WORKSTATION adı verilir.

o Transactıon lar ne zaman ve nerede gerekirse orada işlenirler.

o Son kullanıcı işlem sonuçlarına doğrudan edebilir.

o Dosyalara landom access gerekir. Bu nedenle database kullanılmalıdır.

o Kullanıcıların ihtiyacı olduğu anda sistem açık ve nazır olmalıdır.

ON-LINE VE BATCH PROCESSİNG AVANTAJ VE DEZAVANTAJLARI

On-Line sistemler iki temel avantaja sahiptir. Burada veriler oluştukları anda kayıt edilip gerçekleştirdiklerinden son kullanıcıya daha çabuk kullanılır hale gelmektedir. İkinci avantaj da birinciden kaynaklanır. Saklanan veriler daima günceldir.

Buna karşılık on-lıne işlem ortam diğerine oranla tipik olarak daha pahalıdır. Burada yazılım ve donanım son derece güvenli olması ve üstün kalitede olması gerekmektedir. Bunun ise maliyetleri çok yükselttiği açıktır. Ayrıca On-lıne sistemlerin yedeklenmesi ve ilk yardım çok zordur ve sistem arızalarının son kullanıcı üzerindeki etkileri dramatik olur.

Gerçek uygulamada bir çok enformasyon sistem on lıne ve batch sistemlerini bir kombinasyon olarak kullanmaktadır.

MERKEZİ VE DAĞITILMIŞ BİLGİ İŞLEM

Merkezi işlem (Centralized Processing) olduğu durumlarda kuruluşun bilgisayar kaynakları bir merkezi bölümde toplanmış olarak bulunmaktadır. Bilgisayarların ilk kullanıldığında kuruluşlar bütün bilgisayar donanımlarını, operatörlerini ve bilgi işlem personelini tek bir merkezde topluyordu. Kuruluştaki bütün kaynak dökümanlar merkeze gönderilerek veri girişi, bilgi işlem ve rapor düzenleme işlemleri yapılıyordu. Gerekli raporlar sonuç olarak ilgili bölümlere gönderiliyordu. Bu merkezi bilgi işlemin üç uygulamasına bu gün pek rastlanmamaktadır.

Bu gün merkezi işlemin popüler uygulaması veri giriş dışındaki bütün bilgisayar kaynaklarının bir merkeze toplanmasıdır. Kayıt giriş birimleri kuruluşun gerekli pozisyonlarına dağıtılmış durumdadır. Bu uygulamaya (Dıstrıbuted data entry) dağıtılmış veri girişi adı verilir. Genelde veri girişleri verilerin oluştuğu yerde gerçekleştirilmektedir.

Düşük maliyetleri ve güçlü PC için ve mini bilgisayarların etkin kullanma merkezi işlemin kullanımını azaltırken Dağıtılmış İşlem (Distributed Processing) uygulamaları yaygınlaştı.