POLİKLİNİK VE YATAKLI SERVİS YÖNETİMİ

Yönetimin Genel Fonksiyonları

* Planlama
* Örgütleme
* Yürütme
* Koordinasyon (eşgüdüm-uyumlaştırma)
* Denetim – kontrol
* Karar verme

Plan Tahmin Çalışmaları

* Aktiviteleri belirleme
* İş gücü planlama
* Zaman tahmini
* Belirlenen aktivitelere zaman ve adam ataması
* Bölümleri belirleme ve herbir hizmet için zaman planı
* Uygulamalara göre plan revizyonu ve kontrol etme

Poliklinik sürecini etkileyen faktörler / planlanacak unsurlar

 Fiziki mekan – Çalışma yeri.
 İnsan kaynağı.
* Klinik hizmet dalları.
* Hizmetin özellik ve kalite standartları
* Medikal/nonmedikal makina ve araç-gereç.
* Sarf malzeme, ilaç.
* Maliyetler.
* Uygulanan Yöntem. (İş akış sırası

İnsan Kaynağı

* Doktor
* Hemşire
* Tıp teknisyeni
* Diyetisyen
* Halkla ilişkiler&pazarlama
* Hasta danışmanı
* Temizlik görevlisi
* İdari destek görevlisi
* Medikal arşiv görevlisi
* Özel sigorta çalışanları
* Biomedikal mühendis/teknisyen

Klinikler

* Dahili branşlar
* Cerrahi branşlar
* Çocuk hastalıkları
* Özellikli branşlar
* Tanı ve teşhis üniteleri

Hizmetin özellik ve kalite standartları

* Ödeme tiplerine göre
* Hastalıkşekline göre
* Yaş ve cinsiyete göre
* Hizmetin temin tipine göre

Medikal/nonmedikal makina ve araç- gereç

* Gereksinim planı
* Efektif kullanım
* Biomedikal koruyucu bakım planı
* Ekipman sarf malzeme planı

Sarf malzeme – ilaç

* Genel medikal malzeme-ilaç depoları.
* Bölüme özel sarf malzeme-ilaç depoları.
* Malzeme temin, stok ve dağıtım sistemi.
* Sarf malzeme – ilaç uygulama yöntemi

Maliyetler

* Poliklinik genel maliyeti
* Bölümlerin maliyeti.
* Maliyetlerin gelirlere yönelik analizi.
* Mali etkililik göstergeleri.

Uygulanan yöntem – iş akışları

* Randevu merkezi ve kayıt kabul
* Randevu isteğinin gelmesi
* Randevu merkezi işlemleri
* Kayıt kabul işlemleri
* Poliklinik tedavi işlemleri

Randevu merkezi ve kayıt kabul

* Hasta kısa kimlik bilgilerini kaydedebilme
* Boş poliklinik oda bilgilerini görebilme ve atama
* Boş hasta yataklarını görebilme ve rezervasyon
* Doktor randevu slotlarını (aralıklarını) görebilme ve rezervasyon
* Doktor çalışma çizelgesini dönemsel olarak hazırlama ve izleme
* Odalara doktor cihaz bilgilerine erişme ve randevu verme
* Slot doluluk oranlarını görebilme ve analiz etme
* Boş slotları sorgulama
* Gerçekleşmemiş randevuları sorgulama

Randevu isteğinin gelmesi

* Hastanın telefonla randevu istemesi,
* Hastanın elektronik haberleşme olanaklarıyla randevu istemesi,
* Hastanın bizzat gelerek randevu istemesi,
* Anlaşmalı kurumların grup muayeneleri için resmi yazı, telefon ya da elektronik haberleşme olanaklarıyla randevu istenmesi.

Randevu merkezi işlemleri

* Randevunun verilmesi,
* Poliklinik randevu zaman aralıkları
* Randevu doluluk oranları
* Randevu çizelgesi güncelleme bilgisi

Kayıt kabul işlemleri

Sağlık birimine kayıt işlemi yapılan hasta için aşağıdaki kabul işlemlerden birine geçilir:

* Hastanın sağlık birimine kaydı
* Her hasta için yalnızca bir hasta dosyası’nın oluşturulması
* Acil durumlarda önce müdahale sonra kayıt

Sağlık birimine kayıt işlemi yapılan hasta için aşağıdaki kabul işlemlerden birine geçilir:

* Ayaktan tedavi için poliklinik
* Yataklı tedavi ve ameliyat için yataklı servisler
* Tetkik işlemleri için görüntüleme merkezi
* Tahlil işlemleri için laboratuvar

Poliklinik tedavi işlemleri

Poliklinik (Ayakta) hasta tedavi hizmetlerinin sağlanması kayıt ve kabul işlemleri yapılan hastanın ilgili polikliniğe gelmesi ile başlar.

* Muayene / ön muayene bilgileri

Muayene / ön muayene sonucundaki olası durumlar aşağıdaki gibidir

* Hastaya herhangi başka bir girişim gerekli görülmeksizin işlem sonlandırılır.
* Hastaya kontrol randevusu verilerek işlem sonlandırılır.
* Hastaya reçete düzenlenerek işlem sonlandırılır.
* Hastaya sağlık raporu verilerek işlem sonlandırılır.
* Hasta
* Hastane içinde başka bir polikliniğe sevk edilir
* Hastane içinde kliniğe sevk edilir
* Başka bir hastaneye sevk edilir
* Başka bir hastaneye/laboratuvara tetkik için sevk edilir
* Laboratuvar tetkiki istenir
* Tanı konur
* Konsültasyon istenir
* Ameliyat kararı alınır

Yatan hasta kabul işlemleri

‘Kayıt, kabul ve sevk bilgileri’ kullanılarak;

• Hasta bilgi kontrolu
• Ön avans alma işlemleri
• Hasta kabul işlemleri

Yatan hasta tedavi hizmetleri sağlanması fonksiyonuna geçilir.

Kurum hastaları takibi ve sigortaşirket provizyonu

Herbir kurum özel bilgilerinin;

* Anlaşma koşulları
* Provizyon bilgileri
* Fiyat tarifesi ve ödeme koşulları

HBS’ye tanımı.

Hastaya yapılacak hizmetlerin kapsamı

Elle doldurulan dr.muayene formu ve provizyon bilgisi

* Sigortaşirketi otomasyon altyapısına provizyon bilgisi
* Hastane-özel sigortaşirketi bilgi sistemleri arasındaki bilgi akışı

Hastane iç ve dış transfer işlemleri

* Hasta sevk ve transfer işlemlerinin yapılması
* Gerçekleşen hizmetlerin tahsilatı
* Hasta yatışın gerçekleştirilmesi
* Klinik sevk işleminin yapılması
* Klinik, oda, yatak işlemlerinin yapılması

Klinik bakım hizmet süreçleri

Yatan hasta tedavi hizmetinin verilmesi

* Hasta taburcu edilir (ex dahil)
* Hasta başka kliniğe sevk edilir

Tedavi hizmetleri;

* Hasta odası yönetim hizmetinin sağlanması
* Kat klinik hizmetinin sağlanması
* Servis taleplerinin sağlanması
* YB isteklerinin sağlanması
* Ameliyathane hizmetlerinin sağlanması

Taburcu işlemleri

* Tanı, tedavi sürecinin tamamlanması
* Hizmet kontrollerinin yapılması
* Standart zamanlarda yansıtılan hizmet kontrolü ve yansıtılma işlemleri
* Telefon, ikram gibi ektra hizmet girişleri ve kontrolü
* Fatura işlemlerinin yapılması

Kat klinik tedavi hizmet süreçleri

Hasta oda analizleri

* Doluluk oranları
* Oda tipi
* Bay
* Bayan
* Çocuk
* Enfekte
* Tek
* Çift
* Gözlem
* VIP, Suit

Bilgi Güncelleme

* Klinik
* Oda
* Yatak
* Ücret

Tedavi hizmet süreçleri

* Hasta muayenesi yapılır.
* Konsültasyon kararı
* Başka kliniğe sevk
* Tedavi için hastanenin uygun olamadığı kararı
* Karar nedenlerinin dosyaya işlenmesi
* Başka hastaneye transfer işlemleri
* Ameliyat kararı ve ameliyathaneye sevk
* Tanı hizmetleri istekleri
* Klinik tedavinin süreürülmesi kararı verildi.
* Tedavi planı oluşturulması
* Beslenme planı oluşturulması
* Beslenme planı – diyet mutfak işlemleri
* Yoğun bakım planının oluşturulması

Malzeme yönetim süreci

Dr. Orderları ile ön görülen tedavi planına göre ilaç ve malzeme tedarik edilir.

* Talep edilen ilaç/sarf malzeme kat deposundan alınır, ve bilgi elektronik ortamda eczane/depoya iletilir.
* Talep edilen ilaç listesi elektronik ortamda eczaneye iletilir.
* İstenen ilaçlar eczaneden alınır.
* Talep edilen sarf malzeme listesi elektronik ortamda tıbbi depoya iletilir.
* İstenen sarf malzemeler tıbbi depodan alınır.

Ameliyat öncesi işlemler

* Hasta randevu bilgileri kullanılarak hem ameliyathane hem de hasta için uygun görünen bir tarihe hasta için randevu talebinde bulunulur. Randevu alındığında hasta için ayrılan ameliyat günü ve ameliyat masası bilgileri hasta dosyasına işlenir.
* Eğer hasta acil servisten gelmiş veya durumu ivedi müdahaleyi gerektiriyorsa, yukardaki adımlar atlanır.
* Hasta dosyasındaki bilgilerden ameliyat edilecek hasta bilgilerine ulaşan anestezi uzmanı kendi branşı ile ilgili bilgileri ve gerek duyduğu medikasyonu yazarak hasta dosyasına işler. Anestezi uzmanı gerek gördüğü tetkik veya muayene talebinde bulunabilir.
* Hasta anesteziye uygun bulunmazsa, bu durum, nedeni ve ameliyatın ertelenmesine ilişkin rapora esas bilgiler hazırlanarak hasta dosyasına işlenir. Yeni ameliyat tarihi saptanır ve klinikteki tedavisine geri dönülür.
* Hasta anesteziye uygun bulunursa hasta veya hasta yakınına ameliyat izin belgesi imzalatılır.
* Ameliyathanede hasta için kullanılacak ilaç ve sarf malzemeye ilişkin bilgiler hasta dosyasına işlenir.
* Ameliyat öncesinde ve ameliyat sabahı yapılması gerekli işler hasta dosyasına işlenir. Bu bilgiler kullanılarak üretilen preoperatif hazırlık kontrol formu elektronik ortamda kliniğe gönderilir.

Ameliyat ve sonrasında yapılan işlemler

* Hasta ameliyat edilir. Ameliyat sırasında laboratuvar tetkiki gerektiğinde tetkik isteği elektronik ortamda ilgili laboratuvara iletilir ve tetkik sonucu da aynışekilde alınır.
* Ameliyat öncesinde veya ameliyat sırasında kan gerekebilir. Bu durumda istenen kanın grubu ve miktarına ilişkin bilgi elektronik ortamda kan bankasına iletilir (ayrıca telefonla da bildirilebilir).
* Ameliyat esnasında kullanılan malzemeler (ilaç, kan, sarf, vs.), hasta dosyasına işlenir. Ameliyat sırasında yapılan müdahaleler, ameliyat sonucu ve anestezi raporu da hasta dosyasına işlenir.
Hasta vefat ettiğinde yine taburcu işlemi yapılır (eğer hasta ameliyat sırasında vefat etmiş ise hastanın taburcu işlemleri tedavisinin yapıldığı klinik tarafından yapılır).
Görüntüleme merkezinde yapılan işlemler
* Görüntüleme merkezine gelen hasta için istek formu bilgileri dahilinde yapılan hizmet uygulanır, yapılan çekime ait film ve bununla ilgili rapor aşagıdakişekillerde sisteme dahil edilir.
* İstek gerçekleşir ve film PACS, PİRİLİS (veya başka bir elektronik hasta kayıtları sistemi) ile ilgili birime iletilir, rapor sisteme kaydedilir.
* İstek gerçekleşir ve film manuel olarak verilir, rapor sisteme kaydedilir.
Laboratuvara gelen hasta için istek formu bilgileri dahilinde yapılan hizmet uygulanır, yapılan teste ait sonuç aşagıdakişekillerde sisteme dahil edilir
* İstek gerçekleşir ve sonuç sistemler arası entegrasyon sistemi ile ilgili birime iletilir, rapor sisteme kaydedilir.
* İstek gerçekleşir ve sonuç cihaz/elektronik çıktı olarak verilir, rapor sisteme kaydedilir.
Laboratuvar örnek alma işlemleri:
Poliklinik, katlar ve dışarıdan yapılan labortauvar tetkik istek ve parasal verilerinsisteme girilmesi ile birlikte örnek alma oda/istasyonlarında istemler;
* Hasta adı soyadı,
* Hasta numarası
* Tetkik adı

Barcode yazıcı tarafından dökülür. Hasta örnekleri ilgili örnek kaplarına konarak barcode ları yapıştırılır.

Örnekler laboratuvara gönderilir.

Acil servis ve katlarda işlem mahallinde yapılır.

Performans göstergeleri

Mekanda (bina, oda, yatak) yararlanma oranlarını belirten göstergeler.

* İnsan kaynağı göstergeleri.
* İnsan kaynağı etkililiğini belirten göstergeler.
* Kliniklere ait göstergeler.
* Maliyetlere ait göstergeler.
* İnsan kaynağı maliyetlerini belirten göstergeler.
* Gelir – gider analizlerine ait göstergeler.

Mekan yararlanma oranlarını belirten göstergeler

Hasta kabul oranı: Belirli zaman içinde hastaneye başvuran toplam hastaların kabulü gerçekleşenlere oranı.

* Hasta Gün Sayısı: Hastaneden taburcu olan bir hastanın, ortalama hastanede kalış gün sayısı.
* Ortalama Hasta Sayısı: Belli bir sürede her gün klinikte kaç hasta bulunduğunu gösteren ölçüttür.
* Yatak İşgal Oranı: Hastanede yatakların ne oranda kullanıldığını gösterir.
* Yatak devir hızı: İki işgal arasında bir yatağın kaç gün boş kaldığını gösteren bir ölçüttür.

Kliniklere ait göstergeler

* Kaba ölüm hızı
* Net ölüm hızı
* Anestezi ölüm hızı
* Ameliyat sonrası ölüm hızı
* Anne ölüm hızı
* Bebek ölüm hızı
* Enfeksiyon hızları
* Otopsi hızı
* Sezeryan

Hastane düzeyinde maliyetlere ait göstergeler

* Hasta günü maliyeti
* Yatak maliyeti
* Hasta maliyeti
* Poliklinik maliyeti
* Lojistik hizmet maliyeti

Cemalettin Yılmaz