HASTANELERDE ON-LINE OTOMASYON STRATEJİLERİ

GİRİŞ :

1986 yılından bu yana Hastane otomasyonu ile ilgili projelerde yoğunlaşan ve bu konuda akademik çevrelerle yakın işbirliği halinde sürdürdüğümüz çalışmalar sonucunda elde edilen bir deneyim ve sezgi, bir stratejik yaklaşım çerçevesinde özetlenmeye çalışılmıştır.

Kuruluş ve uygulama aşamasında otomasyon projelerine katkıda bulunduğumuz

hastaneler :

2700 yataklı İ.Ü.Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Hastanesi (1994-)

120 yataklı İ.Ü. Kardioloji Enstitüsü Hastanesi (1994-)

300 yataklı 70.Yıl Fizik Tedavi Hastanesi (1993-)

600 yataklı Haydarpaşa Numune Hastanesi (1993 Mart-l997 Mayıs)

olarak verilebilir.

Bu kuruluşlarda toplam olarak 300/gün ayaktan ve 300/gün yatan hastanın işlemleri, bunların günlük olarak fatura edilebilmesi için gerekli olan yazılım, donanım,uygulama ve bakım hizmetlerinin verilmesi ve yılda 50 milyon $ USD gelir tahakkukunun sorumluluğunu üstlenen çalışmalar aşağıda vurgulanan stratejik yaklaşımın oluşmasına ışık tutmaktadır.

HASTANE OTOMASYONUNDA TEMEL UYGULAMA PLATFORMU

Hastane otomasyonu, hastane hizmetlerinin olabildiğince bilgisayar yardımı ile gerçekleştirilmesi anlamına gelmektedir. Bilgisayarlı otomasyona geçmiş bir hastanede her hangi bir nedenle Manuel sisteme dönüş hemen hemen olanaksızdır.

Otomasyon sistemi arızalanan ve aksayan bir hastanenin çok ciddi sorunlar yaşayacağı kuşkusuzdur. Bu nedenle hastane Otomasyonu hastaneler için stratejik bir öneme sahiptir ve bir stratejik proje disiplini çerçevesinde ele alınmalıdır.

Bütün Otomasyon Projeleri temel olarak HARDWARE (DONANIM), SOFTWARE (YAZILIM) ve ORGWARE (KULLANIM) olarak bilinen üç temel bileşenin seçimi ve uygulanması ile oluşturulan bir On-Line Transaction Platformudur. Bu platform sanılanın aksine bilgisayar teknolojisindeki gelişmelere bağımlı değildir. Stratejik bileşenleri KABLOLAMA ve DATABANKASI teknolojileridir.

I – DONANIM (HARDWARE)
1) Kablolama
a)Kablolar
b)Omurga (Fiber Optik veya Thick Coaxial)
2) Server (ler)
3) Terminaller
4) Printerler

II- YAZILIM (SOFTWARE)

1-İşletim sistemi (Unix,Netware,Windows NT.)
2-Database (Oracle,Clipper vs.)
3-Uygulama Modülleri
4-Network yönetim sistemi

III-KULLANIM (ORGWARE)

1-Prosedürler
2-Data girişi
3-Raporlama
4-Faturalama
5-Defter tutma

Bir otomasyon projesinin başarıya ulaşabilmesi için bu temel bileşenler stratejik bir perspektif içinde birbirleri ile uyumlu olarak seçilmeli ve hastanelerde hızla artan transaction yoğunluğunu uzun bir dönemde kaldıracak esneklikte ve 7 gün 24 saat çalışacak bir güvenirlilik düzeyinde bakım yapılabilmelidir.
NEWPAGE>
ON-LİNE TRANSACTİON YOĞUNLUĞU :

Hastane otomasyonu 7 gün 24 saat bazında çalışan,durma (Downtime) toleransı olmayan,yüksek güvenilirlilik gerektiren stratejik bir proje olarak ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle Hastane otomasyonu projelerinde gözetilmesi gereken birinci öncelik hiç bir gerekçe ile durmayacak bir sistem kurmaktır.

800 yatak civarında kapasitesi olan bir devlet veya Üniversite hastanesinde;

Günlük olarak 5000-20000 arası ON-LİNE TRANSACTİON

150 YATILI HASTA YATIŞ-ÇIKIŞ FATURALAMA
150 FATURA TAKİP
500 RAPORLAMA HAREKETİ
1500 POLİKLİNİK HASTA KABUL ve FATURALAMA
1000 VEZNE HAREKETİ
1000 ECZANE HAREKETİ
1000 BİOKİMYA HAREKETİ
1000 MİKROBİOLOJİ HAREKETİ
1000 RADYOLOJİ HAREKETİ
1000 FATURA-STOK-AMBAR HAREKETİ
aylık olarak

5000 AYLIK BORDRO-NÖBET-DÖNERSERMAYE-VERGİ İADESİ

olmak üzere yılda 3-6 milyon/yıl hareket olarak gerçekleşmektedir.

Hastanenin uzmanlaşma derecesine göre bu hareketler 6 milyon/yıl

mertebesine genişleyebilmektedir.

NETWORK VE DATABANKASI MİMARİSİ :

Hastaneler bürokratik prosedürler ile yönetilebilen matriks yapılı organizasyonlardır. Bu yapı genel olarak kendi iç informatik profilleri farklıfakat entegre bir network olarak çalışan çeşitli fonksiyonel organizasyon bloklarıdan

oluşmaktadırlar.

Bu bloklar;

1-KLİNİKLER
2-POLİKLİNİK
3-ACİL
4-ECZANE (LER)
5-LABORATUAR (LAR)
6-RADYOLOJİ (LER)
7-AMELİYATHANE (LER)
8-İDARE
9-DÖNER SERMAYE
olarak verilebilir.

Hastane otomasyonu projelerinde bu blokların yazılım omurgası olan KARANTİNA (hasta yatış/taburcu) modülü etrafında entegre edilen çok sayıda ana makinaya (server) dağılmış farklı DATABANKALARI olması gerekmektedir.

Bu data bankaların bakımı ve korunması özel bir önem taşımaktadır. Bilgi kaybı hiç bir nedenle hoş görülemeyeceği için bunların yedeklenmesi mutlaka ” Aktif Yedekler (Stand By Servers)” üzerinden yapılmalıdır.

Bu nedenle hastane otomasyonu projelerinde çoklu serverler kullanan
Dağıtılmış Bilgi İşlem Mimarisi tabanlı (INTERNETWORKING) temel bir strateji olmaktadır.
Otomasyon projelerinden beklenen verimi almak için iki temel yaklaşım söz konusu olmaktadır.

1-Prototyping : Çalışan bir çekirdeği genişletmek

2-Benchmarking : Seçilen bir teknolojinin benzer bir Hastanede
tam olarak yüklendiğini ve bekleneni sağladığını görmek.
Deneyimlerimize göre bir hastane otomasyonunda stratejik bir başarıya ulaşmak için Proje,kablolama,bilgisayar seçimi,yazılım stratejisi,program uyarlaması ve otomasyon uygulaması olarak entegre ve anahtar teslim olarak ele alınmalı ve teknolojinin başarı ile kullanılabilmesi için aşağıda verilen on kuralın gerçekleşmesine özen gösterilmelidir.
NEWPAGE>
STRATEJİK BAŞARI İÇİN ON TEMEL KURAL :

Hastane projelerinde istenilen verimin elde edilebilmesi için aşağıdaki on kurala uyulması yararlı olmaktadır.

1- PROJE, SİSTEM MÜHENDİSLİĞİ TEKNİĞİNE DAYANMALIDIR.

Hastane otomasyonu projelerinin gerektirdiği donanım, yazılım ve kullanım özellikleri birçok uzmanlığın ve becerinin senkronize birşekilde uygulanmasını gerektirmektedir.

Başarılı bir otomasyon projesi İşletmecilik, sistem Mühendisliği, Bilgisayar Mühendisliği, Network Mühendisliği, Yazılım Mühendisliği ve Hastane Prosedürleri alanlarında entegre bir uzmanlık gerektirmektedir.

2-İNFORMATİK MİMARİ DAĞITILMIŞ BİLGİ İŞLEM OLMALIDIR.

Polikliniği 200 hasta/gün ve Günlük hasta çıkışı 20 hasta/gün sayılarını aşan her

Hastane mutlaka ÇOK ANA MAKİNALI İNTERNETWORK teknolojisine Dayanan Dağıtılmış Bilgi İşlem (Distrubuted Data Processing) anlayışı çerçevesinde bir otomasyon mimarisine sahip olmalıdır. Bu teknoloji stratejik bir önem taşıyan veri YEDEKLEME ’ sinin aktif ana makineler üzerinde yapılabilmesini ve doğabilecek sorunların alt bloklarda izole edilebilmesine olanak

sağlar.

Bunun alternatifi olan ,güçlü bir ana makineye bağlanan çok sayıda terminalden oluşan CLİENT-SERVER yaklaşımı olumsuz sonuçlar doğurmakta ve sistemin kilitlenmesi ve arızalanması bütün hastaneyi aksatan, hizmetleri eziyet haline dönüştüren sonuçlar yaratmaktadır.

3-NETWORK OMURGASI (KABLOLAMA) STRATEJİK BİR ÖNEM TAŞIR

Otomasyon projelerinin en stratejik bileşeni kablolama dır. Dağıtılmış bilgi işleme olanak sağlayan bir network omurgası başarıda % 80 ağırlık taşırken maliyetlerde % 10 paya sahiptir. Sanılanın aksine otomasyon projelerinde transaction hızını bilgisayarlar değil trafik yoğunluğu ve omurga teknolojisi tayin etmektedir. Bu nedenle kablolama, özel bir proje olarak ele alınmalı ve bu konuda uzmanlaşmış özel firmalardan teklif alınmalıdır. Ana bilgisayar ve terminaller gelişen teknoloji uyarınca kolayca değiştirilebilirken, kablolama altyapısı uzun bir süre hizmet verebilmelidir. Kablolama teknolojisinde garantiler 15-40 yıl süresi ile verilebilmektedir.

4-DATABANKASI YAZILIMIN SEÇİMİNE ÖZEN GÖSTERİLMELİDİR.

Hastane otomasyonunda stratejik tercihler sanıldığı gibi iyi bilgisayar ve İyi program seçmek değildir. Projeden,istenilen verimin alınmasını sağlayan stratejik tercih arka plandaki data bankası teknolojisidir. Kullanılan data bankası bakımı kolay, raporlaması esnek ve özellikle PC teknolojisi ile uyumlu olmalıdır. Buna uymayan tercihler yüksek uzmanlık düzeyi ve deneyim gerektirmekte ve Anlamsız darboğazların doğmasına yol açmaktadır.

Hastane prosedürleri ile Otomasyon modülleri tam olarak entegre edilinceye kadar (3 yıl sürebilmektedir.) mümkün olan en mütevazi ve en güvenilir yazılım ve donanım teknolojisi kullanılmalı,servis bakım ve yeniden düzenleme ihtiyacı minimuma indirgenmelidir.

5- UYGULAMA MODÜLLERİ OBJECT TABANLI OLMALIDIR.

Hastaneler karmaşık yapılı ve dinamik olarak değişen kurumlardır. Otomasyon Teknolojisi, her an değişen istek ve uygulamalara cevap verebilmelidir. Bu nedenle otomasyon programları standardize edilmiş data bankası işlemlerinden oluşan “OBJECT” lerin entegre edilmesi ile oluşmalıdır.Bu objectler kendi içlerinde güvenlik ve network management teknolojilerini taşımalıdır.

Hastane otomasyonundaki temel objectler

KARANTİNA, FATURALAMA, LABORATUAR, AMELİYATHANE, ECZANE,

LOJİSTİK, METİN İŞLEME, RAPORLAMA ve SORGULAMA objectleridir.

Bütün hastane uygulamaları istenilen data profiline göre adapte edilerek entegre edilen objectler yardımı ile otomasyona geçirilebilir.
NEWPAGE>
6- ÖNCELİKLER İYİ SEÇİLMELİDİR.

Hastane otomasyonu 10 milyon $ US ile 30 milyon $ US arasında bir yıllık geliri kontrol altına alacaktır. Bu nedenle projenin sorumluluğunu yüklenen firmanın enerjisi,öncelikleri olmayan ayrıntı uygulamalar ile tüketilmemeli fakat stratejik bir öncelik taşıyan ve entegrasyonu sağlayacak KARANTİNA OTOMASYONU ve FATURALAMA hastane gelirlerini kontrol altına almak,tahakkuk ve tahsilatı hızlandırmak, geliri artırmak (bire-on gelir artışları gözlenebilmektedir) açısından öncelikle başarıya ulaştırılması gerekli olan proje olmalıdır.

7- POLİKLİNİK VE ACİL AYRI OTOMASYON PROJELERİ OLARAK DÜŞÜNÜLMELİDİR.

Hasta trafiği 600-1500 arası olan poliklinik, Günlük hasta bir modül değil özel nitelikleri olan tam bir Otomasyon projesidir. Büyük ölçekli hastanelerin Acil bölümü ve Polikliniği kendilerine özel Karantina Laboratuar ve Radyoloji alt yapısına sahiptir. Bu nedenle farklı bir proje olarak tasarlanmalı ve klinik otomasyonu ile entegre edilmelidir.

8- KARANTİNA OTOMASYONU VE İDARİ OTOMASYON AYRILMALIDIR.

Hastane otomasyonunda transaction hız ve yoğunluğu özel bir önem taşımaktadır. Günde 1500 hasta kabul eden bir poliklinikte hasta kabulünün saat 10.00 öncesi bitirilebilmesi için bir hastanın 8-30 saniye arası girilebilmesi gerekir. Yüksek bir tempo ve alışkanlık gerektiren bu becerilerin kazanılabilmesi için kayıt elemanlarının uzun süreli özel bir eğitime alınması gerekmektedir.

Buna karşılık idarenin transaction yoğunluğu çok düşüktür. Ayniyat Satınalma-Ambar-Bordro otomasyonunun bir yıllık transaction sayısı medikal hizmetlerin bir günlük sayısına eşdeğerdir. Ayrıca bu transactionların On-Line olması gerekmemekte ve kayıtlar işlem sonrasında gecikmeli olarak girilebilmektedir. Bu ise idari otomasyonun enformatik olarak stratejik bir öneme sahip olmadığının göstergesidir.

Bu durumda idari otomasyonu,hastane otomasyonu içinde ele almak başarıyı engelleyen ve marjinal sorunları öne çıkaran önemli bir handikap oluşturmaktadır. İdarenin ayrı bir otomasyon projesi olarak ele alınması ve geri planda tutulması ve bunun için gerekli yönetim iradesinin sağlanması özel bir önem taşımaktadır.

9- FATURALAMA TUTARLI, HIZLI VE KUSURSUZ SAĞLANMALIDIR.

Büyük ölçekli bir Hastanenin Otomasyon stratejisi “Bugün çıkan hastanın faturasını bugün dökmek” gibi mütevazi görünen fakat gerçekleştirilmesi çok emek,kaynak ve beceri isteyen bir ilkeye oturmalı ve bütün kaynaklar bunu sağlamak için kullanılmalıdır.

600 yataklı bir devlet hastanesi bir yılda 1.000 üzeri kamu kuruluşuna 60.000 civarında fatura gönderecektir. Ayrıca bu faturalar bu kurumların istediği ayrıntıları içermeli ve uygun bir tasarımda olmalıdır. Genelde bu faturalar dökülürken tek-düzen sistemine göre muhasebeleşmesi gerektiğinden fatura dökümü ve takibi kendine özel uzmanlıklar ve ayrıca yapay-zeka uygulamaları gerektiren bir yüksek teknoloji projesidir.

10-OUTSORCİNG HİZMETİ ALMAK BAŞARIYI KOLAYLAŞTIRIR

7 gün 24 saat çalışan Hastanelerde ,Otomasyon çok özel bir kullanma disiplini gerektirmektedir. Bu nedenle sorunların % 80 ini çözen fakat projenin % 30 unu oluşturan bir çekirdek uygulama (PARETO yaklaşımı) disiplinli bir otomasyon kadrosu tarafından gerçekleştirilmelidir. Aynı anda bütün cephelerde savaş açılması,beklenen yararı sağlamamakta ve başarılabilecek sonuçlar bile elde edilememektedir.

Yaşanılan deneyimler gerek kamu hastanelerinde gerekse özel hastanelerde deneyimli ve uzman bilgi işlemcilerin istihdam edilmesinde bazı zorlukların ve hatta imkansızlıkların olduğunu ortaya koymaktadır. deneyimli bilgi işlemcilerin statuleri ve ücret durumları bunların hastane hiyerarşileri içinde istihdam edilmelerini güçleştirmektedir.

Bu nedenle, özellikle hastane otomasyonu teknolojisinde uzmanlaşmış ve deneyim kazanmış bir kuruluştan dış destek (OUTSORCİNG) hizmeti almak başarıyı kolaylaştırabilir. Bu durumda ise farklı çalışma temposuna, iş anlayışına ve kültüre sahip guruplatın işbirliğinden doğabilecek sorunların dikkatle ve özenle çözümlenmesi gerekebilmektedir.

SONUÇ :

Bilgisayarlaşma ve otomasyon günümüzde deontoloji kuralları yerine ticari kuralların egemen olduğu bir işletmecilik alanıdır. Genelde kamu kesiminde ve özel kesimde gözlediğimiz yaklaşım, hastane yöneticilerinin fizibilite kurallarına uymak yerine kendilerine statu yaratacağını umdukları görkemli projeleri seçme eğiliminde olmalarıdır. Benchmarking uygulamaları yapılmadığından ve projelerin hız, yük kaldırma, kitlenmeme, güvenilirlik gibi temel göstergelerini test etme olanağı bulunmadığından bütün hastaneler tercih ettikleri teknolojinin sorunları ile boğuşma durumunda kalmakta ve başarısızlıkların sonuçlarına önce hastalar sonra da çalışanlar katlanmaktadır.

Otomasyonun stratejik kriterleri de bilinmediğinden etkili alternatiflere ulaşamamakta ve başarısızlığın firmalardan veya teknolojiden kaynaklandığı düşüncesi ile aynı hatalar ısrarla tekrarlanmaktadır.

Bu çalışmada hastane otomasyonun teknoloji ve ticaretin ötesinde sezgi ve sağduyuya dayanan öncelikleri olduğunu vurgulamaya çalıştık. hastane yöneticilerinin teknolojik propaganda yerine hastane prodedürlerine ve önceliklerine ağırlık vermeleri başarıyı kolaylaştıracaktır.

Doç. Dr. Kutlu MERİH