HASTANELERDE BİLGİSAYAR KULLLANIMI

DÜNYADAKİ VE TÜRKİYE’DEKİ GELİŞME SÜRECİ NASIL?

Bugünlerde ülkemizdeki hastane işletmeciliğindeki gelişmelere paralel olarak, çağdaş işletmeciliğin bilgisayar yardımı olmadan yapılamayacağı hemen herkes tarafından kabul edilmektedir. Hastane yöneticilerinin sevindirici yoğun ilgisi ile birlikte, birçok hastane yöneticileriyle yapılan konuşmalardan anlaşılan o ki; bilgisayarların henüz nerede ve nasıl etkin kullanılabileceği tümüyle açıklığa kavuşmuş değil. Bilgisayarların etkin birşekilde kullanıldığı gelişmiş ülkelerde de diğer sektörlere göre daha yavaş gelişen sağlık sektöründe bilgisayar kullanımı, ülkemizde de aynı çizgiyi göstermektedir.

Bu anlayıştan yola çıkarak, öncelikle Bilgi İşlem Departmanının veya daha güncel isimlendirmelerle Bilgi Teknolojileri Departmanının ya da Bilgi Hizmetleri Departmanının bir hastanede ne anlama geldiğini açıklayarak başlamanın doğru olacağı gözükmektedir.

NEDİR BİLGİ İŞLEM VE BİR HASTANEDEKİ GÖREV ÇİZGİSİ NE OLMALIDIR?

Hastanelerde bilgi işlem, öncelikle “teşhis ve tedavi” de yardımcı olacak bir çalışma alanı olarak düşünülmekte ve bu öncelikle olaya bakılarak alınan kararlarla içinden çıkılamaz yanlışlara varılmaktadır. Elbette ki bilgisayar, bir hastanede teşhis ve tedavi için çok önemli ve halihazırda hemen hemen tüm tıbbi aletlerde kullanılan bir araçtır ama konuya tüm hastanenin bilgi işlem otomasyonu olarak bakıldığında önceliğin bir işletmenin kurulu çarklarının iyi yürütülmesinde yardımcı olmak olduğu ve buna bağlı olarak, bir iyi kurulmuş işletme zinciriyle birlikte, tıbbi kararlara destek verecek halkalar olabileceği görülmektedir. Hedeflerin bu zincir içinde değerlendirilmesi beklentilerin de istenilenşekilde gerçekleşmesini getirir.

Bilgi İşlem, en basit anlatımı ile bilginin optimum koşullarda saklanması ve işlenmesidir. Bu depolama ve işleme, işletmenin türü ve yapısına göre kurulmuş donanım (üzerinde çalışılacak bilgisayar parkı – hardware-) ve onun üzerinde çalışacak yazılım (kullanılacak uygulama programları- software-) olarak çok farklılıklar gösterebilecektir. Özellikle hastane gibi işletmelerde tüm tıbbi cihazların artık bilgisayar desteği ile çalıştığını düşünürsek, bilgi işlem; işletmeyi yönlendiren bilgisayarla tıbbi aletlerin entegre (otomatik bilgi alış verişi) edilebileceği bir otomasyona dönüşecektir.

Hastanelerde kullanılan yazılım paketlerinde baz alınan program grubu Hastane Bilgi Sistemi adı altında yürütülerek, hastanın tıbbi ve finansal kayıtlarının ana hatları ile tutulması işlemidir. Bu ana sisteme bağlı olarak (entegre çalışan) diğer departmanın işletimine özgü çalışma kurallarını içeren diğer programlar dizisi bu çalışmaları bir bütün haline getirir.

Bu bağlamda Bilgi İşlemin hastanelerdeki görev çizgisinin ne olduğuna, hangi konuda yazılacak programlarla işletmeye destek olabileceğine geçecek olursak;

1. Ayaktan ve Yatan Hasta Hareketlerinin izlenmesi için gereken programların sağlanması

• Poliklinik ve Tıbbi Cihaz (Radyoloji, Nükleer Tıp vb. alet bazında randevu ihtiyacı olan departmanların) randevularının verilmesi ve takibi

• Kayıt ve kabullerin yapılması (Hastane Bilgi Sisteminde hasta sözlük bilgilerinin girilip hasta protokolünün yaratılması ve bu sistemle entegre çalışan Radyoloji, Laboratuar gibi departmanlarda da kabul işleminin yapılıp, hastanın her gelişine ait işlem protokolünün verilmesi)

• Yatan hasta oda ve doluluk takibinin yapılabilmesi

• Yatan hastalar için departmanlar arası iletişimi kolaylaştırmak amacıyla gereken malzeme ve hizmet (Radyolojik tetkikler ve Laboratuar tahlilleri gibi) taleplerinin bilgisayar aracılığı ile yapılması. Yatan hasta detaylı takip formlarının bilgisayar desteği ile alınması (Yatak başı bilgisayar takip Sistemi)

2. Hastalara ait her türlü Finans kayıtlarının detaylı birşekilde tutulması ve buna bağlı gelişen muhasebe departmanı çalışmalarının yürütülmesinde kullanılan programların yazılması

• Her tür hizmetin ve malzemenin fiyatlandırılması ve yönetim tarafından hedeflenen sıklıkta güncelleştirme işlemlerinin yapılacağı ortamın sağlanması

• Maliyet muhasebesi işlemleri için veri oluşturulması

• Tıbbi prosedürlerin ve yardımcı hizmetlerin maliyet analizlerinin yapılması için veri sağlanması

3. Personel hareketlerinin izlenmesi ve işlenmesi, insan kaynakları konusunda detaylı bilginin tutulabilmesi

4. Hastane hizmetleri ve malzemelerinin (ilaç, sarf malzemesi v.b.) fiyatlarının tutulması ve buna bağlı olarak gelişen hasta faturalarının dökülmesi

• Vezne işlemlerinin takibi

5. Tıbbi arşiv oluşturulması, izlenmesi, istatiksel ve hasta takibi amacıyla kullanılması

• Hastalara ait her türlü raporların yazılması (Resmi kurumlara verilen çeşitli raporlar,

• hastalık tipine göre alınan raporlar; yıllık mortalite ve benzeri konulardaki istatistik raporları vb.)

• – Uluslararası ve ulusal ICD Kodlarına göre teşhis ve ameliyat takibi yapılması

6. Tüm departmanlar için standart ve isteğe/gereksinime bağlı istatistik raporlarının hazırlanması

7. Her kademe yönetim için, karar destek işlemlerinde yardımcı olacak veri havuzunun oluşturulması

8. Hata oranını azaltmak ve zamandan tasarruf etmek amacıyla, teşhis ve tedavi ünitelerindeki tıbbi aletlerin sonuçlarının ana bilgisayar sistemindeki hasta kayıtlarına geçmesi için gereken enregrasyonun yapılması.

9. Biomedikal cihazların periyodik ve gerekli durumlardaki bakım hizmetlerinin takip edilmesi

10. Hastanenin kalite geliştirme çalışmalarırıcla bilgileri toplama, işleme ve raporlanmalarında aktif rol alınması

11- İlaç ve sarf malzemesi stok kontrollerinin yapılması

12- Tıbbi departmanlara ait yerel veri depoları oluştıırup, elde edilen sonuçlara ait bilimsel değerlendirmelerin yapılması

13- Yazılımların çalışacağı alt yapının kurulup bakımının sağlanması

• Donanım parkının kurulması, teknolojik ihtiyaçların doğrultusunda genişletilmesi ve bakımlarının yapılması

• Çağın gereklerine uygun yerel ve uzak iletişim ağlarının kurulup bakımlarının sağlanması (Local ve remote network ve bunlara bağlı gelişen internet , telemedicinegibi iletişim olanakları)

14- Yukarıda belirtilen tüm bu çalışmalara ait elde edilen verilerin erişim ve kaybetme riskine karşı güvenliğinin sağlanması

15- tüm bu hizmetlerin yürütülmesi için gereken donanım bakım ve onarımının 24 saat kesintisiz verilmesi,
ana başlıkları altında toplanabilir.

EN ÖNCELİKLİ ADIM, BİR BİLGİ İŞLEM DEPARTMANINA SAHİP OLMAKTIR.

Bütün bu işlemleri yapacak bir bilgi işlem departmanının kurulması bir hastanenin atacağı ilk adımlardan biri olmalıdır. Çünkü bir hastanenin her türlü çalışma kayıtlarını en etkin ve doğruya en yakın takip etmeninşartlarından biri bu departmana sahip olmasıdır ve bununla işletimsel ve tıbbi kalite çalışmaları için ilk adım da atılmış olur.

Bir bilgi işlem departmanının oluşumundaki önemli bir husus da teknik elemanların seçilmesi işlemidir. Seçilecek bu teknik ekibin; bilgi işlem konusunda deneyimli, mesleği bilgisayar programcılığı / mühendisliği olan, daha önceden sistem kurmuş, geliştirmiş kişilerden olması tercih edilir. Bu ekipten (yeni kurulan birçok işletmelerde olduğu gibi) bilgi girişi yapılması veya kontrol edilmesi yerine işletme için çok daha faydalı ve anlamlı olacak, yukarıda özetle belirtilen görev alanlarına ait teknik çalışmalar beklenmelidir.

PROGRAMLAR BİLGİ İŞLEM DEPARTMANI TARAFINDAN MI YAZILMALI?

Bu anlayışa sahip bir hastanenin BiIgi İşlem korıusundaki ikinci adımı, hastanenin her biri bir çok bakımdan ayrı işletme özelliklerine sahip departmanlarında çalışacak entegre bir programlar dizisine (yazılım paketine) nasıl ve hangi yoldan sahip olacağına karar vermesidir.

Bunun için üç seçenek görülmektedir.

1- Bütün programların hastanenin kendi bilgi işlem departmanı tarafından geliştirilmesi

2- Tüm departmanlar veya bazı departmanlar için çeşitli firmalardan veya aynı firmadan bir paket satın alınıp uygulamaya sokulması

3- Bazı programların kendi bilgi işlem departmanı tarafırıclan geliştirilip veya daha önceden mevcut bir paketinin olup, değiştirilmesi ılüşünülen bazı departmanlar için paket satın alınması

Bu üç yoldan hangisi seçilirse seçilsin, Bilgi İşlem Departmanı her kademedeki tüm yöneticilerle bir arada çalışma yapmak ve işletimsel olarak en uygun program analizlerini, kurulacak bir ekip ile gerçekleştirmek durumundadır. Yani kısaca bunıun başarısı sadece ve sadece iyi bir ekip çalışrmasının yapılarak ardından da teknik boyuttaki inceleme ve araştırmalarla , kendilerine en uygun çalışma prerısiplerinin yukarıdla belirtilenler arasında hangisi olduğunun belirlenmesidir. Elbetteki bunun belirlenmesinde sadece ekip olarak yapılan analizler ve bilgi işlem departmanırıın yönlendirdiği teknik platform olmayacak ayrıca işin finans yapısı ile uygulamanın süreci de önemli bir parametre olarak ele alınacaktır.

Yukarıda belirtilen üç yörıtemin de düşünülen bu parametreler bazında artı ve eksileri olacağı kaçınılmazdır. Bu artı ve eksiler kısaca değerlendlirildiğinde;

Birinci seçenek için, hastanenin kendi bünyesincde, kendi kurallarına göre bir program üretme açısından en doğrusu olduğu düşünülebilecektir, ancak hastane yeni kurulmuşsa veya hedeflenen teknik baz için parti parti program değişikliğine geçiş gerçekleştirilemiyorsa, bu seçim süreç ve teknolojik gelişmeler açısından akılcı bir tercih olmayacaktır. Ayrıca yapılacak bu çalışmalar için, teknolojik bilgi ve beceriye sahip bilgi işlem elemanlarının iş değişikliği imkanlarının ve ücret skalalarının ne kaclar yüksek olduğu göz önüne alınırsa, eleman tutma ve maliyetinin de önemli bir problem olarak karşımıza çıkacağı açıktır. Dahası, muhasebe, personel, satın alma ve stok kontrolü, randevu ve poliklinik takibi, hasta kabul ve yatan hasta takibi, tıbbi kayıt, radyoloji, laboratuvar, patoloji gibi daha bir çok bölümiçin yapılacak analizler ve yüzlerce programı baştan yazmak, test etmek ve işletmeye sokmak çok zaman alacaktır.

Bilgi işlem elemanlarının becerisine, sayısına bağlı olacak bu süreç optimumşartlarda bile para ve zaman kaybına neden olacaktır.

Eğer ilk defa bir sistem kuruluyorsa yada çalışmakta olan bir sistem yenisi ile değiştiriliyorsa ve bu iki sistem için gereken teknik alt yapı aynı değilse, ikinci seçenek kaçınılmaz gibi gözükmektedlir.

Bu tercih doğrultusunda, tüm hastanenin birimlerince entegre çalışacak bütün bir paket bulmak, dünyadaki gelismiş ülkelerde bile çok sık karşılaşılan bir durum değildir. Genelde

Hastane Bilgi Sistemi adı altında, ayakta ve yatan hastaların tıbbi ve finansal takibni yapan hir paket satın alınmakta ve bu ana pakete (çoğunlukla satan firma tarafından) entegre edilen, aynı veya değişik firmalar tarafından üretilmis eczane, laaboratuvar, radyoloji gibi paketlerle yazılım platformu oluşturulmaktadır. Bütün bu birimlere ait program paketlerinin aynı yazılım firması tarafından üretilmiş olanına sahip olmak, aynı firma ile ilişkileri yürütmek açısından bazı kolaylıklar getirebileceği gibi her yönden lek bir firmaya bağlı olmanın sıkıntılarını da doğuracaktır.

Bu tercihin en önemli noktası, böyle bir çalışma ile bir veya birden fazla firma ile ortak bir projeyi yürütmeye başlanacak olmasıdır. Bunun için seçilerı firma/firmaların iş ciddiyeti, disiplini, mali portresi, eleman kapasitesi, teknik kadro seviyesi yapılacak işin başarıya ulaşmasındaki en önemli kriterler olacaktır. Bütün bunların yanında, firma ile birlikte programları tanıyıp, berıimseyecek ve onların işletmede doğru ve etkin kullanımla yerinin olmasını sağlayacak bir bilgi işlem departmanı,şirket menfaatlerini korumada ve işletme kurallarını iyi bilen bir ekip olarak yönlendirmede çok önemli bir rol oynayacaktır. Bu ekip daha sonrada olaya sahip olur , paketlerin gelişmesi ve düzeltilmesinde de her zaman kurumun yanında yer alacaktır.

Üçüncü tercih ise, hastanenin ana sistem kabul edeceğimiz Hastane bilgi Sistemine (HIS), bilgi işlem merkezi tarafından geliştirilerek veya daha önceden satın alınarak sahip olunarak, diğer departman veya departmanlar için yazılım paketlerinin satırı alınıp, bunların entegrasyonun yapılmasıdır. Böyle bir çalışma için hem iyi bir teknik kadroya sahip olmak (birinci tercih kaclar geniş bir yelpaze olmasa da), hem de işi çabuklaştırmak için entegre çalışabilecek bazı bölümlerin paketini bulmak gerekecektir. Bu tip bir çalışma işletme içinde, eğer alt yapı müsaitse yumuşak bir geçişle daha ileri teknolojiye veya arzu edilen daha ileri bir çalışma ortamına geçişi sağlayacaktır. Birirıci ve ikinci tercih yollarıyla belirli seviyecle bir bilgi işlem teknolojisine sahip olmuş bir hastanede, bu karma çalışma en ideal olanı görünmektedir.

İkinci ve üçüncü tip uygulamalarda göz önünede tutulması gereken en önemli husus, satın alınarı programlara ait kaynak kodlarının (source) da satın alınmasıdır. Bu, daha sonra projesinin teslim alınması sonrasında bilgi işlemin yürütmeyi üstlenmesi açısınclan ve projenin yürütüldüğü üçüncü parti firmalara tümüyle bağımlı olmamak açısından çok önemli bir noktadır.

Yazılım konusundaki seçimden sonra, sıra yazılımın üzerinde çalışacağı bilgisayar donanımına karar vermeğe gelecektir. Buraya kadar bahsedilenlerden de anlaşılabileceği gibi, eğer elinizde olan bir donanımla işi yürütmeniz gerekmiyorsa, öncelikle yazılıma daha sonra donanıma karar vermek, yazılım seçiminde işletmeye en uygun olcağına inancımızı, donanıma bağlı olmaksızın seçme imkanını kazandıracaktır. Donanım seçiminde öncelikle karar verdiğimiz yazılımın optimum koşullarda çalışması göz önünde bulundurularak , kullanıcı sayımz, gelecek hedeflerimiz önemli parametreler olarak yer alacaktır.

Yukarıda kısaca ana hatları ile ııygulama kurallarına değirıilen, hastanelercde bilişim konusu ortaya çıkacak veri tabanlarının işlenmesi, tıbbi sonuçlarda hatanın minimuma indirgenmesi, işlerin optimumşartlara yakın yürütülmesinde oynayacağı rol ile tıbbi ve işletimsel kalitenin artmasında büyük katkıları olacak yapılardan biridir

Şengül POZANTI
International Hospital Bilgi İşlem Müdürü