HASTANE BİLGİSAYAR OTOMASYON SİSTEMLERİ TEMEL SORUNLAR
Hastane Bilgisayar Otomasyon Sistemleri Temel Sorunlar Ve Bilgisayar Operatörlerinin Memnuniyetine Yönelik Örnek Bir Çalışma
GİRİŞ
Hastane Otomasyon Sistemleri; hastane hizmetlerinin olabildiğince bilgisayar yardımı ile gerçekleştirilmesi, elektronik ortamda bilgi alışverişinin otomatik olarak yapılması, tıbbi-finansal+mali hizmetler açısından ortaya çıkan detaylı bilgilerin bilgisayara dayalı bir enformasyon sistemi ile kayıt altına alınıp, bilgiye dönüştürülmesi işlemi olarak da tanımlayabiliriz. Başka bir yaklaşımla; genel olarak hastanenin çeşitli düzeylerinde karar almasına yardımcı olmak amacıyla,
– bilgi toplama ve yayma fonksiyonlarını üstlenme,
– değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyen,bilgisayar, yazıcı, fax, modem işletim sistemleri, yapısal kablolama, ups, veri tabanı, yazılım ve donanımları kullanan komplike sistemlerdir.
İnsan sağlığının; zamanında ve doğru tanı, iyi bakım gibi hizmetlere bağlı olması ve bu hizmetlerin yerine getirilmesinde hastadan toplanan verilerin büyük önem taşıması bilgisayar kullanımı gereksinimini ortaya çıkarmıştır. Hastaneler sahip olduklarışartlar içerisinde teknolojik uygulamalardan kaynaklanan sorunlar ve gelecekteki beklentiler konusunda değerlendirmelerini iyi yapmalıdırlar.
Bu çalışma hastanedeki kilit süreçlerin odağında olan ve otomasyon sistemini birebir kullanarak paydaşlara daha iyi hizmet sunmak için çalışan bilgisayar operatörlerinin görüşlerinin değerlendirilebilmesi için planlanmıştır.
GEREÇ VE YÖNTEM
Eskişehir OGÜH’de kesitsel tanımlayıcı tipte üç ay süre ile Mayıs-Temmuz 2000 tarihleri arasında 19 sorudan oluşan soru kağıdı 49 bilgisayar operatörü ile yüz yüze görüşülerek araştırma örneklemini oluşturmuştur. Yapılan bu çalışma hastanemiz otomasyon sisteminin hizmet kalitesini ölçümlemeye, hizmet verenlerin memnuniyetini belirlemeye, sistemde varsa aksayan yönlerin tespit edilerek çözüm önerileri üretmeye yönelik olarak gerçekleştirilmiş, veriler SPSS 9.0 programı kullanılarak değerlendirilmiştir. Değerlendirme ilgili soruya cevap verenlere göre yapılmıştır.
TARTIŞMA
Bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişme ve büyüme bireysel ve toplumsal hayatı da yakından etkilemiştir. Değişimlerden hastaneler de etkilenmiş ve elektronik ortamda, otomatik olarak bilgi alış verişi yapan otomasyon sistemlerine ihtiyaç duyulmuştur(5).
1993 yılında Sağlık Bakanlığına ait hastaneler ve üç tıp fakültesi hastanesinde yapılan bir araştırmada hastanelerde bilgisayar kullanımının sağladığı en önemli yararın “zamandan tasarruf” ve “işlemlerin akışında kolaylık” olduğu ortaya çıkmıştır(7).
Marmara Üniversitesi Hastanesi’nde yapılan bir araştırmada, hastalardan 80’i (%49.4) polikliniğe başvuru sırasında en çok sorunun dosya çıkartmak ve kayıt kabul işlemleri aşamasında yaşandığını ifade etmişlerdir(2). Hastanemizde bu sorunun otomasyon sistemi ile aşılmış olduğu, dosya açma, kayıt işlemleri ve rapor tanziminin operatörlerin yapmakta oldukları işlemlerden memnun oldukları görülmektedir.
Bilgisayar operatörlerinin iyi eğitim görmüş olmaları sistemlerin verimli kullanılması ve hastaneye müracaat eden bir hastanın ilk karşılaşacağı kişi olup durum değerlendirmesi yapması açısından olumlu bulunmuştur.
G Ö R Ü Ş
OGÜH’de personelin iş gücü performans ölçümleri devam etmektedir. Sekiz bilgisayar operatörü normal mesai saatleri içerisinde maksimum 20 hastaya işlem yapmakta iken diğer yandan yine sekiz bilgisayar operatörü 31 ve üzerinde işlem yapmaktadırlar. Adams’ın hakkaniyet teorisine göre, insanlar harcadıkları çaba sonucu elde ettiklerini benzer durumda olan diğer kişilerin çaba ve sonuçları ile kıyaslayarak değerlendirmektedir. Aynı işte benzer koşullarda çalışıp ta daha az çaba karşılığında aynışey elde eden birilerinin varlığı motivasyonu olumsuz yönde etkilemektedir(3).
Bilgisayar operatörleri en kısa süren işlemi 1-4 dakika arasında tamamlamaktadırlar. Bu süre Aydın Devlet Hastanesi’nde iki dakika olarak tespit edilmiştir. Bu bakımdan yeni bir değerlendirme gerekli görülmektedir(6).
Bilgisayar operatörleri günde 650 – 700 poliklinik hastasının kayıt kabul, laboratuvar istek ve sonuç alma gibi işlemlerini gerçekleştirirken rapor tanzimi ve hasta için gerekli tüm çalışmaları yerine getirmektedirler.
Sağlık sektörü çalışanlarının bilgi sistemi teknolojileri konusunda temel bilgileri edinmelerini sağlayacak yaklaşımın kaçınılmaz olduğu açıktır. Bu girişim kişinin bu bilgiyi başkalarına açıklayamayacağı koşul ve anlayışına bağlı olarak yapılmalıdır.
1996 yılında incelenen üç hastanede bilgisayar otomasyonuna geçiş sebepleri olarak; hasta ile ilgili işlemlerin zamanında bitirilememesi, istenilen bilgilere zamanında ve güvenli olarak ulaşamama, iş ve doküman akışının iyileştirilmesi, personel verimliliği sayılmaktadır(1). İşlem sürelerinin kısa oluşu hasta operatör ilişkilerini olumlu yönde etkileyerek memnuniyeti artırmaktadır.
SONUÇ VE ÖNERİLER
İnsan sağlığının; zamanında ve doğru tanı, bakım gibi hizmetlere bağlı olması ve bu hizmetlerin yerine getirilmesinde hastadan toplanan verilerin büyük önem taşıması bilgisayar kullanımı gereksinimini ortaya çıkartmıştır. Hastaneler sahip olduklarışartlar içerisinde teknolojik uygulamalardan kaynaklanan sorunlar ve gelecekteki beklentiler konusunda değerlendirmelerini iyi yapmalıdırlar.
Bilgisayar operatörleri herşeyden önce kullandıkları bilgisayarların ne olduğunu, iyi değerlendirmeli, sadece kurum için değil, birey açısında da verimliliğini artırmak üzere neler yapabileceği konusunda eğitilmelidirler. Böylelikle gereksiz beklentiler engelleneceği gibi, bilgisayarlardan maksimum seviyede yararlanma da sağlanacaktır.
OGÜH otomasyon sistemi ile hasta kayıt kabul, dosya çıkartma, rapor tanzimi gibi işlemlerde bekleme süresi azaltılmış bu açıdan sistem olumlu bulunmuştur.
OGÜH’si bilgisayar otomasyonunda geçmiş yıllara ait tüm dosyalar sisteme aktarılmıştır. 600.000 hastanın kayıtlı olduğu veri tabanında mükerrer girilmiş dosyalar tek numara atında otomatik olarak birleştirilmektedir.
Her zaman hatırlanmalıdır ki, bilgisayar kullanımı ve hastane otomasyonları amaç değil araçtır. Hastanelerde farklı çözümler üretilirken temel etik ilkeler göz önünde bulundurulması gereken konuların başında gelmektedir.
Otomasyon sistemlerinin temel kavramları tekrar ele alınıp incelendiğinde, bilgilerin saklanması ve paylaşımı açısından etik ve hukuki sorumlulukların olduğunu unutmamak gerekir.
Bilgisayar operatörlerinin hasta ve yakınlarına gerekli belge ve işlemlerle ilgili bilgileri verebildikleri hem hasta hem de operatör adına olumlu bulunmuştur. Operatörlerin kendilerini sisteme ait görmeleri olumludur ve devamı gerekir. Hasta kayıt kabul işlemlerinin süresinin uzun olmasının nedenleri araştırılmış, yeni işletmeye alınan programların kullanılması konusunda eğitim eksikliği olduğu tespit edilmesi üzerine tüm bilgisayar operatörleri bir hafta süre ile eğitime alınmıştır. Operatör eğitimlerden sonra hasta kayıt kabul süresi iki dakikaya indirilmiştir. Zamanın kısaltılması hasta adına olumlu bir gelişmedir.
Bir hastanede otomasyon sisteminin kurulmuş olması tek başına yeterli olmamaktadır. Başarıya ulaşmak için bir dizi ön koşulların mutlaka yerine getirilmesi gerekmektedir. Kurumun en üst düzey yöneticisinden en alt kademedeki personele kadar tüm çalışanların otomasyon sisteminin gerekliliğine inanmalarının sağlanması ve kuruluş aşamasındaki sorunlar hakkında bilgilendirilerek, her düzeyde davranış değişikliklerinin sağlanabilmesi için çalışanların motive edilmeleri ve eğitilmeleri gerekmektedir.
Otomasyon sistemleri stratejik projelerdir. Ülkemiz hastanelerinin çeşitli nedenlerle bu konuya çok geç ve yakın zamanda eğilmeleri, bu konuda bilgi deneyim ve bilinç kazanılmasını, kazanılan deneyimlerin paylaşılmasını engellemiştir. Hastanelerde bilgisayarlaşma hastane örgüt yapısının nitelik değiştirmesini gerekli kılmakta, daha esnek, yaratıcı ve çevreye uyumlu yüksek örgüt yapısı ortaya çıkmaktadır.
Günümüzde sağlık kurumlarının sınırlı finansal kaynaklarına rağmen yaşayabilmeleri, verilen hizmetin sürekli olarak sayılabilmesi, ölçümlenebilmesi ve denetim altında tutulması ile mümkündür, bu ise bilgisayarların oluşturduğu otomasyon sistemleri sayesinde gerçekleşebilmektedir.
OGÜH’si otomasyon sisteminin hedefleri arasında yer alan memnuniyeti arttırıcı yöndeki çalışmaları bir plan dahilinde devam etmektedir.
Kullanıcı hataları, olası suistimaller ve diğer beklenmedik durumlara karşı bilgilerin güvenliği ön planda tutulmalı, periyodik olarak günlük, haftalık ve aylık olmak üzere sistem dışında istenildiği zaman ulaşılabilecek yedekler (backup) alınmalıdır.
Sistemde bilgilerin gizliliği, paylaşımı veşifrelendirmeler gibi etik ve hukuki sorumluluklar içeren konular göz ardı edilmemelidir. Elektronik tıp kayıtlarına ulaşma yetkisine sahip olan birey ya da organizasyonun bu bilgilere hangi düzeyde ulaşabileceği, belirlenmiş olmalıdır(4).
Elektronik Tıp Kayıtları’nda da kağıt üzerindeki kayıtlar gibi kişinin mahremiyet ve gizlilik hakkı olduğu unutulmamalıdır. Bilgi mahremiyeti ve gizliliği günümüzde özel olarak ele alınması gereken bir kavramdır.
Hasta memnuniyetini sağlamak, bir sağlık kuruluşunun temel görevlerinden biri olarak sürekli dikkate alınmalıdır.
KAYNAKLAR :
1. AŞIKOĞLU,Ö.: Hastane Otomasyon Sistemlerinin Değerlendirilmesi, Yüksek Lisans Tezi, Osmangazi Ünivesitesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü, Biyoistatistik Anabilim, Dalı, Eskişehir, 1996.
2. ATLI H., SUR H., ŞAHİN K., SÖYLEMEZ D., HAYRAN O. : Poliklinik Hizmeti Alan Hastaların Beklenti ve İhtiyaçları Yönünden Özel Bir Hastane İle Bir Üniversite Hastanesinin Karşılaştırılması, 3 Ulusal sağlık ve Hastane Yönetimi Sempozyumu, s: 44-55,Ankara 28-29 Eylül 2000.
3.HAYRAN O.: Sağlık Hizmetleri Yönetimi, http://www.merih.com/wosmhay15.htm.
4. KALAÇA Ç.: Aile Hekimliği ve Etik, Klinik Etik, Nobel Tıp Kitap Evleri, İstanbul, 2001.
5. KORKMAZ Ö.: Hastane Otomasyonu, Afyon Kocatepe Üniversitesi, Fen Bilimleri
6. Enstitüsü, Bilgisayar Eğitimi Anabilim Dalı, Yüksek Lisans Tezi, Uşak, 1996.
7. ÖZ H., SUR H., PİŞKİNSÜT F., ERTAŞ A. : Türkiye’de Devlet Hastaneleri Yönetim Bilgi Sistemleri Çalışmaları. Modern Hastane Yönetimi. cilt 2,s:25-31, Sayı:3, Nisan 1998.
8. SOYSAL M., KENANOĞLU G., T. EMRE, A.ve HAMEŞOĞLU, S.: Hastanelerde Bilgisayar Kullanımı, Milli Prodüktivite Merkezi Yayınları. No:486, Ankara,1993.
Dr. Yaşar ODACIOĞLU
Osmangazi Üniversitesi Hastanesi Eğitim Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başmüdürü
Araş. Gör. Hayati ÖZLER
Osmangazi Üniversitesi Hastanesi Eğitim Uygulama ve Araştırma Hastanesi Bilgi İşlem Müdürü
