ENVANTER YÖNETİMİ

Envanter Yönetiminin Hastanelere Faydası Nedir?

Taşınan her parça stok rafa yerleştirilmiş para demektir. Hastanelerde yaptığımız çalışmalarda tıbbi malzeme ve ilaç stoklarının yaklaşık % 30’unun ölü stok olduğunu gözlemledik. Diğer taraftan bakıldığında ise hastanenin sık kullandığı malzemenin yaklaşık %20 sinin stoklanmadığını ve bu nedenle gerektiğinde el altında bulunmadığı için zaman kayıplarına neden olduğunu izledik.

Envanter yönetiminin amacı nedir?

Birçok yönetici stok taşımanın amacının sadece işleri kolaylaştırmak olduğuna inanır. Gerçekte ise taşıdığınız envanter işlerinizi kolaylaştırdığı gibi hizmet kalitenize doğrudan etki eder ve kazanç sağlar. Doğru zamanda, doğru yerde, doğru miktarda bulunduracağınız tıbbi malzeme ve ilaç gerektiğinde elinizin altında olacağı gibi işletme sermayenize de aşırı yük getirmez.

Envanter yönetimi metodlarını neden kullanmalısınız?

Hastanenizde kullandığınız herhangi bir teşhis cihazını ele alalım. Ultrason cihazınızı satın alırken mutlaka birden çok faktörü bir arada değerlendirdiniz. Kalitesini araştırdığınız cihazınızı pazarlıklar sonucu en iyişartlarla temin ettiniz ve tabii ki yatırımınızın karşılığını ne kadar sürede alacağınızı tahmin ettiniz. Eğer beklediğiniz sürede yatırımın geri dönmeyeceğine inansaydınız ultrason cihazını almayacaktınız. Aldıktan sonra da cihaz kullanımını arttırarak yatırımın daha kısa sürede dönmesi için çalışmalar yaptınız.

Yukarıdaki kuralların tamamı ilaç ve tıbbi malzeme stoklarınız için de geçerlidir. Ancak cihaz yatırımı ile malzeme stoklamak arasında belirgin bir fark vardır. Cihazınızı belirli bir zaman dilimine yayarak amortisman yoluyla vergiden düşersiniz ama taşıdığınız stoklar için bu geçerli değildir, ayrıca % 18 gibi yüksek oranda KDV de peşin olarak öder ve satana kadar geri alamazsınız.

O halde ne yapmalı?

Bazılarına göre en iyi yol hiç stok taşımamaktır. Stoklarınızı saymakla geçecek zaman, sipariş için geçecek zaman ve uğraş, ayrılması gereken stoklama alanı, çalıntılar, kayıplar, bağlanacak işletme sermayesi dikkate alındığında doğru bir yaklaşımdır. Diğer bir grup ise yüksek stok taşımak ve harcanacak personel zamanını azaltarak toplu alımlarla asgari fiyatlara mal etmek düşüncesindedir. Sistem olarak ise bir orta yol bulmak gerekir

Envanter yönetiminde atılacak adımlar:

Birinci adım: Hangi malzeme veya ilacın gerçekten çok kullanıldığını tesbit edin. Personel sorgulaması ile elde edeceğiniz sonuçlar genellikle subjektif olacak ve sizi yanıltacaktır. Gerçekçi kullanım miktarlarını hasta faturalarından çıkarabilirsiniz, eğer bu faturaların sizi yanıltacağına inanıyorsanız, en az bir yıllık giriş faturalarınızı dikkate alın. Hastaya fatura edemediğiniz birçok ilaç ve tıbbi malzemenin doğru kaydı giriş faturalarınızda vardır ve kayıtları çıkış faturalarınıza göre çok daha az yanıltıcı olacaktır.

İkinci adım: Tozlu raflarınızı nakite çevirin. Uzun zaman hareket görmeyen stoklarınızdan kurtulun. Gerçekçi olun, İlaç ve tıbbi malzemenin miyadı geçmeden, satın alma fiatlarınızın altında bile olsa tıbbi malzeme depolarına malzeme karşılığı veya ilaç deposuna ilaç karşılığı vermeye çalışın. Son kullanma tarihi yaklaşan malzeme veya ilacın bir süre sonra hiç para etmeyeceğini unutmayın.

Üçüncü adım: Hasta profilinizi iyi inceleyin, hastanenize çok nadir gelen vakalar için taşıdığınız ilaç ve malzeme stoklarına değer mi? Bu tür hastalardan vazgeçmek size kar mı zarar mı getirir, objektif olarak değerlendirin.

Dördüncü adım: Hangi malzemenin ne kadar stoğunu taşıyacağınızı belirleyin. Hastanede sipariş kararlarını kim veriyor? Mevsimsel değişimlere dikkat ediyor mu? Kullanılan malzemeleri yerine koyma metodunu mu yoksa stok seviyeleri metodunu mu uyguluyor? Stok seviyeleri metodunu uyguluyorsa stok seviyeleri nasıl belirleniyor? İlaç ve tıbbi malzeme stokları birçok hastanede eczacılar tarafından belirlenir. Eczacıların envanter yönetimi bilgileri genellikle, hastane eczanesine oranla çok düşük sayılabilecek sirkülasyondaki piyasa eczanelerine uygun olarak yapılır. Eczacılar mevcut stokları yenileme yöntemini kullanırlar. Sirkülasyonun çok yüksek olduğu hastane eczaneleri için bu metod aşırı sayıda fatura girişi anlamına gelir ve eczacıyı, kalfasını, muhasebeyi, ara depoları, denetim birimlerini, telefonu, bilgisayarı aşırı derecede oyalar. Hekimler haklı olarak her an ellerinin altında malzeme ve ilaç bulunmasını talep ettiklerinden ve yetki ve sorumluluk denetimsiz olarak satın alma birimine bırakıldığından stokl
ar aşırışişer, buna rağmen hastaneye konu ile ilgili, günde ortalama 10 dan fazla fatura girmeye başlar.

Beşinci adım: Ucuza mal edip sattığınız malzemeler her zaman karlı değildir. Alış fiyatı, vade ve indirim malzeme üzerinden kar edeceğinizi garantilemez. Alış ve satış fiyatlarınız arasındaki brüt kar marjı sizin kazancınız değildir. Alış için harcadığınız emek, stoklamak için ayırdığınız alan, işlemler için geçen personel zamanını dikkate aldığınızda çok ucuza alıp belirli bir % ekleyerek sattığınız malzeme size kazanç yerine zarar getirebilir. Maliyet sadece alış fiyatı değildir. Piyasa koşullarına göre rekabetteki yerinizi iyi belirleyip uygun fiyatlı malları almaya özen gösterin. Ne çok ucuz ne de çok pahalı ve lüks malzeme size kar getirmez.

Altıncı adım: Bilgisayarınızı doğru kullanın. Bilgisayarınız sadece ilaç ve tıbbi malzeme envanterinin akışının kontrol edildiği bir polis noktası değildir. Girilen bilgiler rapora dönüştüğünde envanteriniz ile ilgili en doğru kararları en kısa sürede vermenizi sağlayacak objektif yardımcınızdır.

Yedinci adım:Toptancınızı iyi seçin. Teklif alırken, çok ucuz fiyat verip zamanında teslimat yapmıyorsa, teklif almadan satın aldığınız mallarda aşırı fiyat talep ediyorsa, acil ihtiyaçlarınıza burun kıvırıyorsa, iadelerinizi almakta zorluk çıkarıyorsa, fatura ve irsaliyede devamlı hata yapıyorsa, yeni doğan taleplerinizi araştırmıyorsa vazgeçin. İyi bir toptancı, müşterisinin sorunlarını en iyi bilen ve çözüm üreten toptancıdır.

Hastanelerde envanter yönetimi satın alma ile başlayıp, depo, ara depo ve kullanım ile sonuçlanan süreçtir. Tüm bu hareketler bilgiye dönüştürüldüğünde doğru zamanda, doğru maliyetlerle, doğru yerde, doğru malzeme bulundurulabilir

Hastanelerde envanter yönetimi, satın alma dağıtma, depolama ve tüketim evrelerini kapsar. Bu dört öge birbirinin ayrılmaz parçası ve destekleyicisidir. En sonda olmasına rağmen tüketim envanter yönetiminin asıl belirleyicisidir. Envanter yönetiminin amacı hastanede kullanılan malzemelerin sağlanmasıdır. Tüketim bu açıdan büyük önem taşır. Her malzeme için aylık ortalama tüketim miktarlarının bilinmesi, malzemenin türüne göre tüketiminin düzenli olup olmadığı büyük önem taşır. Hastanenin stok politikasına göre kullanılan malzemenin kaç günlük stoğunun tutulması gerektiği konusunda karar verilir ve depolama birim(ler)inin ne kadar malzeme stoklaması gerektiği belirlenir. Depolama birim(ler)i ise elindeki stoklara ve kullanıma göre dağıtımdan malzemeyi talep eder. Satın alma bu üç ögede bulunan bilgiler ışığında tüketime paralel olarak hastanenin ihtiyacını karşılar.

Envanter Yönetimi Misyonu:

Doğru Malzemeyi

Doğru Miktarda

Doğru Yerde

Doğru Maliyetle bulundurmaktır.

Hastanede kullanılan ilaç ve malzeme çeşit olarak 7000 kaleme kadar ulaşabilir. Tüm bu malzemeler değişik kalitelerde, değişik boylarda, değişik markalar altında bulunur. Hastanenin düzenli çalışabilmesi için bu malzemelerin seçimi büyük önem taşır. Hekimler, hemşireler, yöneticiler tarafından vasıfları belirlenen malzemelerin hastane ihtiyacını karşılayacak miktarlarda bulundurulması gerekir. Malzeme genellikle tek bir depo yerine değişik alt depolarda saklandığı için kullanıcının ulaşabileceği yerlerde gerektiği kadar malzeme depolanması esastır. Hizmet, özellikle de insan sağlığına hizmet ön plana çıkınca zamanlama büyük önem taşır. Ameliyat esnasında hastaya gerekebilecek malzemenin dışarıdan satın alma yolu ile temini olanaksızdır. O malzeme o sırada ameliyathanede bulunmak zorundadır.

Malzemelerin temininde maliyet unsuru tüm hastanelerde büyük önem taşır. Maliyet denilince akla malzemenin çıplak fiyatı gelmemelidir. Maliyet unsurunu:

• Malzemenin temini için harcanan personel zamanı, görüşmeler sırasındaki telefon, fax, fotokopi vb gibi giderler, muhasebenin fatura işlemek ve ödeme yapmak için ayırdığı zaman,

• Malzemenin fiyatı

• Ödeme koşulları

• Finansman maliyeti

• Depolama maliyeti

• Sayım için harcanan personel maliyeti

• Sayının yüksek olmasına bağlı olarak kayıp, çalıntı, bozulma maliyeti
oluşturur.

Hastanelerde genellikle bir ana depo ve ara depolar bulunur. Tüm malzeme ana depoda tutulur ve gerektiği kadar malzeme ara depolara ana depodan ulaştırılır. Kullanılacak malzeme ara depolardan alınarak hastaya kullanılır ve tüketilir. Bu üç işlem noktasındaki bilgiler satın almaya ulaşır ve satın alma gelen bilgiler ışığında stok politikasına uygun olarak piyasayı araştırır ve eksilen malzemeleri ana depoya temin eder.

Türkiye’de hastaneler genellikle küçük ve orta ölçekli olmakla birlikte, büyük hastaneler örnek olarak alınmış ve model küçültülerek uygulanmıştır, bu nedenle bir çok ara depo gereksiz olmakla birlikte, fazlası ile ara depo açılması sonucunu doğurmuştur.

Ara depolar:

• Depo sayısının artışına bağlı olarak geometrik olarak stokları arttırılar

• Birden çok noktanın kontrol edilmesi gerekeceğinden kaçak, bozulma, kaybolma olasılığı artar.

• Depoların sorumluluğu birden çok kişiye verileceğinden stoklar üzerinde denetim zorlaşır. Envanter yönetimi imkansız hale gelir.

• Depoların başında uzmalar olmadığından kullanılan malzemelerin giriş ve çıkışları yanlış yapılır.

Envanter yönetiminde kullanılabilecek birden çok değişik metod vardır. Kimi görüşler hiç stoksuz çalışmayı öngörürken bazı görüşler ise aşırı stok taşınmasından yanadır. Yukarıda bahsedilen maliyet unsurlarını dikkate alarak taşınması gereken optimium stok seviyeleri matematksel olarak hesaplanabilir. Hesaplama birçok faktörün bilinmesini gerektirdiğinden genellikle kullanılamamaktadır. Hastanelerde genel kaide yaklaşık 1 aylık stokla çalışmaktır.

Kullanılan envanter yönetimi metodlarının bazıları.

• Yerine koyma: Hastanede malzemelerin belirli sayılarda stokları bulunur. Depodan bu malzeme çıkıldıkça çıkan miktar not alınır ve çıkan miktar kadar sipariş edilir. Özellikle piyasada hacmı düşük eczaneler tarafından uygulanan bu yöntem stokların takibini gerektirmediğinden ve tutulması gereken stoklar birkaç tane ile sınırlı olduğundan uygun bir metodtur. Hacmın çok yüksek olduğu hastane envanter yönetiminde bu metod uygulanamaz. Uygulanması satın almacıyı genellikle subjektif kriterlerle hareket etmeye iter, bazı kalemlerde stoklar aşırışişerken bazı kalemlerde ciddi eksiklikler ortaya çıkar ve işleyiş genellikle aksar.

• Zamanında temin (JIT- Just In Time): Ulaştırmanın ve komünikasyonun çok hızlandığı devrimizde, hiç stok taşımadan, gerek duyuldukça malzeme temini yaygınlaşmıştır. Özellikle otomotiv sektöründe ve beklemeye tahammülü olan diğer sektörlerde bu yöntem sıkça uygulanmaktadır.

• Minimum – Maximum’a göre envanter yönetimi: Bilgisayar kayıtlarının işlemleri hızlı ve güvenilir birşekilde yaptığı zamanımızda, kayıtların düzenli ve hatasız tutlabilmesi halinde envanter yönetimi bilgisayar yardımı ile kolayca halledilebilir. Yukarıda belirtilen maliyetler dikkate alınarak her bir malzeme için azami stok seviyesi belirlenir. Temin süreleri dikkate alınarak sipariş verme sayısı belirlenir. Aksiliklerin çıkma olasılığına göre hastanenin işleyişinin bozulmaması için bir minimum stok seviyesi belirlenir. Daha önce belirttiğimiz gibi hesaplama için yeterli veri genellikle elde edilemediğinden yaklaşık bir aylık stoklar esas alınır. Maksimum seviye, minimum stok seviyesine bir aylık kullanım miktarları eklenerek bulunur. Eğer malzemenin tedariki için belirli bir süre geçmesi gerekiyorsa bu süre minmum seviyelere eklenir ve sipariş verme çizgisi belirlenir. Malzeme stokları sipariş verme çizgisine veya altına düştüğünde sipariş verilir. sipariş miktarı temin süresi de dikkate alınarak stokları tekrar maksimim seviyesine çıkaracakşekilde olmalıdır. Değişik zamanlı, sabit miktarlı olarak tanımlayabileceğimiz bu yöntem sayıların doğru tesbit edilmesi ve stokların doğru takip edilmesi halinde en yararlı yöntemdir.

• Sabit zamanlı değişken miktarlı envanter yönetimi: Bilgisayar kayıtlarından çok aylık sayım esasına dayanan bu yöntem zaman alıcı olmakla birlikte hastanelerde başarı ile uygulanabilir. Her ay sonunda depolar fiziki olarak sayılır, sayılar hastanenin aylık ihtiyacı ve hedeflediği stok miktarı ile kıyaslanır. Eksik bulunan malzemelerin listesi çıkarılır ve bir kerede sipariş edilir. Satın alma işlevi zamana yayılmadığndan sayım ve listelerin hazırlanması için ek personel gereksinimi artacağı gibi ödemelerin de belirli zaman dilimlende topluca yapılması gereğini doğurur.

Değişken zamanlı sabit miktarlı envanter yönetimi asıl yönetim biçimi olarak benimsenmekle birlikte çok seyrek kullanılan malzemelerde zamanında temin yöntmei veya yerine koyma yöntemi de kullanılabilir. Envanter yönetimi birden çok metodun malzemenin özelliğine bağlı olarak kullanılmasını gerektirir.

Stok seviyesinin hesaplanmasında personel zamanı, iletişim giderleri, depolama giderleri, finansman giderleri, günlük ortalama ve azami günlük kullanım, çok almakla az almak arasındaki fiyat farkları ve ödeme kolaylıkları dikkate alınır.

Malzemelerin çok sık olarak temin edilmesi gerekli personel sayısının arttırılmasını gerektirir, işlemler çok sık yapılacağından iletişim giderleri artar, hata yapma olasılığı yükselir. Az sayıda alınacak malzeme için alınabilecek fiyatlar da genellikle yüksek olur. Finansman maliyetleri ve depolama maliyetleri ise bu koşullarda asgaridedir.

Malzemelerin çok seyrek temin edilmesi finansman maliyetlerini ve depolama giderlerini arttırır, bunun yanı sıra fiyatlar ve ödeme koşulları iyileştirilir, personel zamanı ve iletişim giderleri asgariye iner.

Tüm bu maliyet unsurları dikkate alınarak her malzeme için optimum stok seviyesinin belirlenmesine çalışılır.

Teorik olarak hedef stok ve emniyet stoğu arasında düzenli olarak gideceğini varsaydığımız stok hareketleri genellikle gerçek hayatta büyük sapmalar gösterir. Sipariş sınırına ulaşmış bir ürünün siparişini verdiğiniz zaman öngörülen zamanda siparişiniz teslim edilirse hedef stok seviyelerine kolayca ulaşılır. Sipariş sınırına ulaştığınız halde sipariş vermekte gecikirseniz, yanlış veri alırsanız (atlarsanız) veya tedarikçi firma öngörülen zamanda mallarınızı teslim etmezse emniyet çizgisinin altına düşersiniz, işte burada emniyet stokları devreye girer ve hastaneyi aksatmadan yürütürsünüz.

Bazen bir malzemenin kullanımı beklenenden daha yavaş seyreder, bu gibi durumlarda firmalar genellikle kampanya yaparlar, maddi imkanlarınız yeterli ise kampanya koşullarını hesaplayarak azami stok seviyenizin üstünde alım yapabilirsiniz

Maksimum ve minimum stok seviyelerine göre depoları kontrol etmede yapılan en büyük hatalardan biri “minimum” kelimesinin “en az” “en kısıtlı” “yetmeyecek”şeklinde anlaşılmasıdır. Maksimum ve minimum sadece kelimelerdir. Minimum için 10 maksimum için 30 sayılarını atayalım. Minimum burada 10 dur. Maksimum ise 30 dur. Sayılar gözünüzü doyurmadı mı ? Minimum 30 olsun. Yeterli değilse daha da arttırın.

Envanter yönetiminde maksimum ve minimum olarak literatüre geçmiş bu değerleri hedef (maksimum) ve emniyet (minimum) isimleri ile ayırmak hastane personeli üzerinde daha olumlu bir etki yapmaktadır.

Minimum ve maksimum değerlerinin yanlış anlaşılması halinde ise yukarıda görüldüğü gibi sık testere dişleri oluşmaktadır. Maksimum stok seviyesi için belirlenen sayının her altına düşüldüğünde talep yapılmakta böylece malzeme talepleri her güne yapılır hale gelmektedir. İş yükünü aşırı derecede arttırdığı gibi, çok sık işlem yapıldığından hata olasılığı da artmakta ve aşırı stok taşınmaktadır.

Eğer hergün malzeme teslimi yoluna girilirse ünüte doz uygulaması çok daha uygun bir seçenek haline gelecektir.

Yukarıda işleyişini açıkladığımız envanter yönetimi, eğer günlük olarak malzeme temini haline gelmişse ara depoların tutulmasına gerek yoktur. Envanter yönetimi tek bir ana depo ile hareket edecek ara depolar ortadan kalkacak ve tüm işlemler bir ana depo üzerinden gerçekleşecektir. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi ara depoların ortadan kalkması stokları geometrik olarak azaltacaktır. Günlük ünüte doz uygulaması ana deponun hasta taleplerine uygun olarak verilmesi ve kayıtların bu işte uzmanlaşmış personel tarafından girilmesini sağlayacaktır. Ünite doz uygulaması yanlış ilaç uygulamalarını %10 un üzerindeki rakamlardan %2 ve daha aşağılara çekmektedir. Tek depo uygulaması stokları çok önemli ölçüde azaltan, kontrolu kolaylaştıran, kayıt hatalarını asgariye indiren yanlış tedavi uygulamalarını en az beş kat azaltan, iş yükünü azaltan bir yöntemdir.

Envanter yönetiminin en önemli ögelerinden bir diğeri standardizasyondur. Yukarıda görüldüğü gibi Ampicillin, Sodyum Ampicillin, Ampicillin Sodyum aynı hammaddedir. Daha ileriye giderek ampicillin, ampisilin, amfisilin ve benzeri yüzlerceşekilde yazılabilir. Altında yazılı olan isimler ise bu hammaddenin piyasada bulunan ticari isimlerinden bazılarıdır. Bilgisayarlar yukarıda belirtilen her ismi ayrı olarak algılar. İnsanlar ise bu isimlerin bir kısmını aynı olarak algılar, bir kısmını ise ayrı olarak algılar. Daha önce belirttiğimiz gibi söz konusu malzeme sayısı 7000 civarında olunca değişik isimlerin değişik algılanması kaçınılmazdır.

Ampicillin örneğinden hareketle bir örnek verelim:

Hastanede ampicillin kullanılmaktadır. Alfasid ve Ampisid eczacı tarafından tercih edilmiş ve alınmıştır. Hekim hastasına combicid yazmıştır, eczane aynı hammadde olduğu için alfasid vermiştir, hemşire ise aynı hammadde olduğu için hastaya daha yüksek fiyatlı olduğu için (veya aynı hammaddeyi içerdiği için ) Ampicid çıkışı yapmıştır.

Yukarıdaki örnek hastanelerde çok sık karşılaşılan bir örnektir. Örnek sonucunda bu hammadde ile ilgili envanter kayıtları tamamen altüst olmuştur. Bu tür hataların devamı halinde stokların kontrol edilmesi mümkün olmayacaktır.

Burada yapılması gereken kullanılan ilaçların veya malzemelerin çok disiplinli birşekilde kayıt altın alınmasıdır. Altı çizilmesi gereken ikinci nokta ise aynı hammadeyi içeren hatta aynı grup altında yer alan ilaç ve tıbbi malzeme için belirli bir konsensus içinde hastanenin standard listesinin kullanılması ve hastane seçimlerinin kullanıcı seçimlerinin önüne geçmesidir. Listenin kısalması kayıtların daha düzgün tutulabilmesini sağlayacağı gibi, stokların ciddi anlamda aşağı çekilmesini sağlayacak, herşeyin dışında özlenen standartlaşmanın yerleşmesine yardımcı olacaktır.

Yukarıda görülen örnekte üç değişik alfabede yer alan rakamlar görülmektedir. En fazla toplam 9 karakter değişikşekillerde yanyana getirilerek sonsuz sayı üretmek mümkündür. Antibiyotik örneğinde gördüğümüz gibi her ismi değişikşekilde yorumlayabilirsiniz. Rakamların ise yorumu yoktur. Hangi alfabe ile yazılırsa yazılsın 198 evrenseldir. 198 büyüklüğünü ifade eder. Bu nedenle kodlama envanter yönetiminin en büyük yardımcısıdır. Telefonda:”Bir koli damara girmek için kullanılmak üzere iğne takma yeri yanda olan büyük enjektör istiyorum” uzmanı dışında kimseye birşey ifade etmeyebilirken “24 adet 205 kodlu enjektör istiyorum” tartışmaya yer açmayacak kadar kesin sonuçlar verir. Aynı dili konuşmayan insanlar arasında bile yazılacak rakamlar yeterli iletişimi sağlar.

Savunmaya çalışılan fikir aslında tıp sektörü dışında kabul görmüş ve sonuna kadar kullanılmaya başlanmış olan bar kod sistemidir. Tıp sektöründe ilaçlara barkod uygulaması başlamış olmakla birlikte tıbbi malzemede barkod olmaması en büyük handikaptır.

Envanter yönetiminde mümkün olan en kısa sürede kodlama sistemine geçilmesi ve numara sisteminin tüm kullanıcılara benimsetilmesi, envanter yönetiminin çok kısa sürede iyileşmesine yardımcı olacaktır.

Tıbbi malzeme ve ilaçlar hastaneden hastaneye değişmekle birlikte hastane cirosunun %15 –25 ini oluşturur. Hacmı oldukça yüksek olan satın alma işlemleri diğer ciro getiriciler gibi hastane içinde kapalı devre olmadığından ve üçüncüşahıslarla ilişkiye büyük ölçüde gerek duyduğundan istismara çok açıktır, bu nedenle dışarıdan çok iyi denetlenmesi ve içeride de özdenetim mekanizmasının olması gerekir.

Şekilde görüldüğü gibi envanter yönetimi üçlü bir ilişki içinde yapılandırılmıştır. Satın alma bölümü pazarlıkları yapar ve ihtiyaçları kadar sipariş verir. Alınan malların teslim yeri ise depodur. Depo satın alma tarafından verilen siparişlerin uygunluğunu denetler ve malları teslim alır. Hastane içine dağıtım ise depodan bağımsız bir birim tarafından yapılır. Dağıtım birim idepodan aldığı malların miktar ve kalitesini denetler, birimlere dağıtır. Birimlerden gelecekşikayetler ise dağıtım birimi ulaşır. Satın alma ise satın aldığı malların miktarlarını gerek depoda gerek dağıtım birimde denetler ve sonucuna göre yeni satın alma kararları verir. Mal miktarlarındaki anormal azalmalar böylece denetlenmiş olur. Üst denetim hariç üç ayaklı bu denetim sistemi istismarları büyük ölçüde azaltacaktır

Ahmet Çelenoğlu