ÖZEL BAŞAK HASTANESİNİN TIBBİ KAYIT KONUSUNDA YAŞADIĞI SORUNLAR (VAKA ÇALIŞMASI)

Özel Başak Hastanesi 2002 yılında,tüm branşlarda tam donanımlı ,orta ölçekli bir hastane olarak hizmet vermeye başlamıştır.Kuruluşundan bu yana beklenen hasta sayısına ulaşmıştır.Fakat son zamanlarda hastane içinde vezne,servis hemşireleri,medikal muhasebe,hasta yatış-çıkış,laboratuvar ve radyoloji birim elemanları arasında tıbbi kayıtların yanlış girilmesi konusunda birbirlerine yönelikşikayetler artmıştır.Bu durum çalışanlar arasında huzursuzluk yaratmakta motivasyonu düşürmekte ilişkileri bozmakta ve hatta hastalara bile yansımaktadır.

Yönetim bu konuda ayrıntılı inceleme yapmak sorunu ve sebeplerini anlamak amacıyla toplantı yapar.Yapılan toplantıda başhekim,başhemşire,hastane müdürü,insan kaynakları uzmanı,halkla ilişkiler uzmanı,medikal muhasebe müdürü ve poliklinik hizmetleri müdürü bir araya gelir.

Poliklinik Hizmetleri Müdürü,kendi sorumluluğunda olan vezne elemanlarının tıbbi bilgi konusunda yeterli bilgiye sahip olmadıklarını,hastane bilgi sistemini kullanamadıklarını (kodlama hataları),laboratuvar ve ilaç kayıtlarında birbirlerine benzeyen terimleri karıştırdıklarını söyler.Bunlara bağlı olarak hastalardanşikayetlerin olduğunu,çalışan elemanlar arasında huzursuzlukların ortaya çıktığını motivasyonun düştüğünü belirtir.

Başhemşire,acil ve diğer servislerde kullanılan malzeme ve ilaç kayıtlarında hataların olduğunu(birbirine benzeyen malzeme ve ilaç isimlerinin yanlış girildiğini)bu kayıtlara göre sistemde servis stoklarının düştüğünü ay sonu hesaplamalarında eksik veya fazla stok çıktığını,bu kayıtlara göre hastaların hesaplarına fatura edildiğini ve sonuç olarak hastalardan daşikayetlerin geldiğini söyler.Ayrıca oryantasyon programının hemşirelerin hastaneye uyumuna yeterli olmadığını,hastane bilgi sistemini tam olarak tanımadan çalışmaya geçmelerinin bu aksaklıkları beraberinde getirdiğini belirtir.

Medikal Muhasebe Müdürü her anlaşmalı kurum evraklarının farklılık gösterdiğini,anlaşmalı kurumların özelliklede özel sigortaların faturalarında hataların yapıldığını,kurumlara ödeme için giden faturaların incelenme sonucunda geri döndüğünü veya iptal edildiğini söyler.Bu hataların kurumlar arası ilişkilerde sorun yarattığını ve hatalı fatura düzenlemelerinin zaman kaybına sebep olduğunu ve beraberinde mali kayıplarda getirdiğini belirtir.

Halkla İlişkiler Müdürü,hastaların hasta kabulde ve veznede karşılaştıkları aksaklıklardanşikayetçi olduklarını yapılan anket sonuçlarına göre açıklar.

İnsan Kaynakları Uzmanı,özellikle sorunların yaşandığı bu bölümlerde çalışanların tıbbi bilgi ve kayıt konusunda yeterli eğitime sahip olmadıklarını oryantasyon dönemlerinin eğitim için yeterli sürede olmadığını ve eğitimlerindede eksik programlamaların olduğunu ileri sürer.

Başhekim ve Hastane Müdürü,tüm bu tartışılan konulardan sonra çalışanlara tıbbi kayıt konusunda eğitiminşart olduğu sonucuna varırlar.

ÖNCELİKLE NELER YAPILMALI EĞİTİM NASIL VERİLMELİ?

Tıbbi kayıt ve hastane sistemi konusunda bilgisi iyi olan elemanlar yoğun ve hata payı yüksek bölümlerde çalıştırılmalı ve bunların sorumluluğuna diğer elemanlar verilmeli.

Hastane bilgi sisteminde eksik olan taraflarda düzenlemeler yapılmalı.Sisteme bilgi girişi sırasında kullanıcı hatalarını en aza indirecek kontroller yapılmalı.

Eğitim programları düzenlenmeli.Bu programların düzenlenmesi,belirlenmesi ve uygulanması hastane bünyesinde halkla ilişkiler,insan kaynakları uzmanı ve başhemşire tarafından eğitim verme konusunda uygun görülen bir kişiye verilmeli.Gerekirse profesyonel uzman kuruluşlardanda destek alınmalıdır.

Eğitim verilecek öncelikli konular önem sırasına göre belirlenmeli.

Eğitim verilecek saatler,katılacak kişi sayısı çalışma saatleri ve izin günleri göz önünde bulundurularak düzenlenmeli.Verimli olacak saatler,nöbet çıkışı olmayan zamanlar tercih edilmeli.

Eğitime katılımların istekli olması için cazip hale getirilmeli ödüllendirmeler olmalı.Başarı durumları aralıklı olarak yazılı veya sözlü sınavlarla değerlendirilmeli.Eğitim programları sonunda katılım belgeleri verilerek yemekli veya pastalı yönetiminde katılımı olan törenler yapılmalı.

Eğitimin başarı veya aksaklıkları konusunda sürekli ölçme ve değerlendirmelerle gerekirse revüzyonlara gidilmeli.

Anlaşmalı kurumlardanda kendi prosedürleri ile ilgili eğitim desteği alınmalı.Anlaşmalı kurumların kendi bünyesindeki kişiler tarfından olacak ayrı eğitim günleri düzenlenmelidir.

Yeni personelin çalışmaya başlangıcında mutlaka eğitim ve oryantasyon programından geçirilmeli.

Hastanede kullanılan laboratuvar,radyoloji,servis,poliklinik,hasta yatış-çıkış vb. birimlerde kullanılan istek ve evrakların hata payını düşürecek ve rahat kullanımlı dökümantasyonlar haline getirilmesi ve çift nüshalı olmasına yönelik çalışmalar yapılmalı.

Çalışanların motivasyon ve birimler arasındaki ilişkileri eğitimler aracılığıyla arttırmaya çalışılmalı.

Her birim sorumlusu kendi sorumluluğundaki çalışanların yeterlilik ve eksiklikleri konusunda takiplerde bulunmalı.